Fluxo de caixa: como organizar em uma clínica médica?

Organizar bem o fluxo de caixa é um dos pilares para a sustentabilidade de qualquer negócio, incluindo clínicas médicas. Isso porque ter um controle preciso sobre as finanças permite uma gestão mais eficiente, além de uma melhor capacidade de planejamento e investimento no crescimento da clínica. 

Neste artigo, exploraremos o conceito de fluxo de caixa, sua importância fundamental na administração de uma clínica médica, e como você pode implementar um sistema eficaz que ajuda a manter a saúde financeira do seu negócio.

Abordaremos desde os conceitos básicos até dicas avançadas, incluindo os desafios comuns e erros a evitar.

Continue lendo e descubra como transformar a gestão financeira da sua clínica com estratégias eficazes e adaptadas às necessidades do setor de saúde.

O que é fluxo de caixa e como ele funciona?

O conceito de fluxo de caixa está relacionado ao movimento de dinheiro que entra e sai de uma empresa.

Entendê-lo e planejá-lo da maneira correta é de vital importância, uma vez que esta é uma ferramenta essencial para a gestão financeira, que permite aos gestores visualizar a saúde financeira do negócio em qualquer período.

Podemos dividir o conceito de fluxo de caixa em três categorias principais: operacional, investimento e financiamento.

O fluxo operacional diz respeito ao dinheiro gerado pelas atividades diárias da clínica, como consultas e procedimentos médicos.

Por outro lado, os fluxos de investimento e financiamento envolvem, respectivamente, a compra e venda de ativos, como equipamentos, e movimentações financeiras como empréstimos e pagamentos de dívidas.

Ao entender como se dá o fluxo de pagamentos, é possível ter uma noção melhor sobre qual é o nível de liquidez atual da clínica e, com isso, conseguir prever necessidades futuras de caixa.

Dessa forma, os gestores podem tomar decisões informadas sobre quando e como investir ou economizar recursos, garantindo que a clínica possa operar sem interrupções financeiras e planejar seu crescimento de maneira sustentável.

Tipos de fluxo de caixa usados em clínicas médicas

Como dissemos anteriormente, há três tipos básicos de fluxo de caixa. Seu gerenciamento também têm métodos diferentes, pois cada um tem suas próprias especificidades e importância para a saúde financeira do negócio. Os mais comuns são:

• Fluxo de caixa operacional: este é o fluxo de caixa mais fundamental em uma clínica médica, relacionado diretamente com as receitas e despesas operacionais do dia a dia. Ele inclui tudo, desde as receitas obtidas através de consultas, procedimentos e outros serviços médicos, até as despesas com salários, compra de insumos médicos e pagamentos a fornecedores.
• Fluxo de caixa de investimento: este tipo de fluxo de caixa está associado às compras e vendas de ativos de longo prazo, como equipamentos médicos, reformas e expansões das instalações. Investimentos em tecnologia e infraestrutura também se enquadram nesta categoria, sendo crucial para a modernização e aumento da capacidade de atendimento da clínica.
• Fluxo de caixa de financiamento: refere-se às entradas e saídas de caixa relacionadas a empréstimos, financiamentos e outros tipos de aquisições de capital. Inclui pagamentos de dívidas e recebimentos de empréstimos, essenciais para grandes projetos de expansão ou para superar períodos de menor liquidez.

Há ainda outras opções como o fluxo de caixa livre, mas são modelos menos utilizados no setor da saúde, que exige um controle mais rígido sobre as operações.

Como montar um fluxo de caixa eficiente para a sua clínica: passo a passo simples

Implementar um sistema de fluxo de caixa eficiente é crucial para qualquer clínica médica. Seguir estes passos simples pode ajudar a garantir que sua clínica mantenha uma saúde financeira sólida:

1. Defina um período de tempo para análise

A escolha do período de análise do fluxo de caixa e controle de pagamentos deve refletir os ciclos operacionais da clínica e suas necessidades específicas de planejamento financeiro. 

Para empresas que contam com um grande fluxo de caixa diário, pode ser útil fazer uma análise semanal para ajustar rapidamente as operações e despesas.

Já para outras, que pagam e recebem dinheiro numa recorrência mensal, analisá-lo neste período pode ser mais útil para entender o crescimento ou as mudanças de um mês para o outro.

Por isso, é dever do pessoal administrativo de cada empresa deve conhecer bem quais são os dias em que há recebimento ou saída de dinheiro e, assim, fazer o planejamento contábil-financeiro do fluxo de caixa.

Isso permite uma melhor gestão focada na tomada de decisão informada, evitando surpresas financeiras inconvenientes e dá maior segurança ao negócio a médio e longo prazo.

2. Identifique suas fontes de receita

Outro ponto crucial na hora de montar o fluxo de caixa numa clínica é entender quais são as fontes de receitas e descrevê-las. Mapear e rastrear de onde vem o dinheiro que entra na empresa ajuda o gestor a entender melhor quais partes da operação são mais lucrativas e quais têm um risco-retorno mais elevado.

Algumas clínicas, por exemplo, optam por ter uma abordagem mais generalista, que também pode envolver um número maior de profissionais e equipamentos para atender bem a todos.

Nesse caso, algumas especialidades podem não estar dando o retorno esperado ou até mesmo prejuízo, o que inspira atenção. Ao fazer o mapeamento de receitas, os profissionais responsáveis pelas tomadas de decisão podem perceber isso muito mais rapidamente, diminuindo assim os riscos.

Entre os elementos necessários para um mapeamento correto, você deve incluir detalhes como os pagamentos por consultas particulares, convênios com seguradoras, serviços de diagnóstico, além de outros serviços que podem contribuir para o caixa.

Essa clareza é essencial para otimizar estratégias de ofertas de serviço, além de direcionar melhor o marketing e os custos operacionais visando aumentar a receita e, consequentemente, o lucro.

3. Liste todas as despesas operacionais da clínica

Tão importante quanto mapear as fontes de receita é entender quais são as despesas operacionais da empresa e entender o impacto delas no seu caixa.

Uma das formas mais práticas de fazer essa visualização é por meio da categorização das despesas entre fixas e variáveis.

As despesas fixas são aquelas que, independentemente da atividade ou não da sua empresa, elas terão de ser pagas. Nelas, podemos incluir custos com o aluguel, com os salários fixos, seguros e contas de internet, por exemplo.

Por outro lado, as despesas variáveis são aquelas que estão relacionadas com o nível de atividade da empresa – quanto mais a empresa estiver funcionando, mais essas despesas ocorrerão nela. São o caso de materiais consumíveis, como medicamentos e suprimentos médicos, que flutuam com a quantidade de pacientes atendidos.

Além delas, também podem-se incluir o pagamento de honorários e comissões a profissionais que trabalham sob regimes diferentes do CLT e recebem por atendimento, também podem ser colocados nas despesas variáveis.

Ao listar as despesas e categorizá-las, você consegue identificar melhor quais são as áreas onde é possível reduzir custos sem comprometer a qualidade do serviço.

4. Estime suas entradas e saídas de caixa

Uma previsão precisa das entradas e saídas de caixa é vital para manter a operação da clínica fluindo sem interrupções.

Use históricos financeiros para criar previsões realistas e prepare-se para sazonalidades específicas da área médica, como o aumento de doenças respiratórias no inverno, que podem influenciar tanto receitas quanto despesas.

Estar preparado para essas flutuações pode evitar déficits e descontroles financeiros.

5. Utilize ferramentas e softwares para auxiliar no controle

A utilização de ferramentas tecnológicas também é de suma importância para gerenciar o fluxo de caixa de forma eficiente.

Softwares de gestão financeira, por exemplo, automatizam a entrada de dados e minimizam a incidência de erros, além de otimizar a geração de relatórios detalhados que facilitam a análise do desempenho financeiro. 

Além disso, essas ferramentas permitem uma visualização rápida e clara das finanças, ajudando na tomada de decisões estratégicas mais informadas.

Investir nessas tecnologias pode resultar numa economia de tempo significativa, permitindo que a equipe de gestão direcione mais atenção às melhorias operacionais e à elevação da qualidade do atendimento ao paciente.

6. Mantenha seu fluxo de caixa atualizado

A atualização regular do fluxo de caixa é crucial para que ele reflita a realidade financeira da clínica.

Esse processo exige um entendimento profundo das dinâmicas do mercado e das influências externas, como flutuações econômicas ou mudanças nas políticas de saúde que podem impactar diretamente tanto as receitas quanto as despesas da clínica.

Com isso, os gestores podem reagir de forma ágil a essas mudanças, garantindo a estabilidade financeira da clínica.

Desafios enfrentados pelo gestor da clínica ao lidar com o fluxo de caixa

Gerenciar o fluxo de caixa de uma clínica médica envolve uma série de desafios que podem comprometer a saúde financeira do negócio se não forem adequadamente geridos. Entre os mais significativos, destacam-se:

• Flutuações na entrada de receitas: as clínicas podem experimentar períodos de alta e baixa nos pagamentos, influenciados por fatores como sazonalidade das doenças, mudanças nas políticas de planos de saúde ou atrasos nos pagamentos por parte dos pacientes ou seguradoras. Essas flutuações tornam difícil prever com precisão o fluxo de caixa e podem levar a déficits temporários.

• Gestão inadequada de despesas: um dos grandes desafios é a gestão de despesas que muitas vezes crescem mais rápido do que as receitas. Isso pode ocorrer devido ao aumento dos custos com fornecedores, manutenção de equipamentos ou pelo crescimento das despesas gerais sem uma análise detalhada da sua real necessidade e impacto na qualidade do serviço.

• Dependência de financiamentos: clínicas que dependem excessivamente de empréstimos para cobrir operações diárias ou investimentos podem se encontrar em situações de estresse financeiro, especialmente se o custo do crédito aumentar ou se as condições de mercado se tornarem adversas. A gestão cuidadosa de empréstimos e outras formas de financiamento é crucial para evitar que a dívida se torne insustentável.

• Desafios de compliance e regulamentações: as clínicas médicas estão sujeitas a uma gama de regulamentações que podem afetar o fluxo de caixa. Isso inclui mudanças nas regras de faturamento de seguradoras, exigências legais e fiscais que alteram a forma como as receitas e despesas devem ser tratadas, e até mesmo novas normativas de saúde que podem exigir investimentos em equipamentos ou treinamentos.

• Dificuldades no uso de tecnologia de gestão: a implementação de sistemas de gestão financeira pode ser um desafio, especialmente se a equipe não estiver adequadamente treinada para utilizar as ferramentas disponíveis. Isso pode levar a erros de registro e análise de dados, comprometendo a precisão do fluxo de caixa.

• Resistência a mudanças na gestão: em muitas clínicas, especialmente as de menor porte ou mais tradicionais, pode haver resistência à implementação de novas práticas de gestão de caixa. Mudar processos estabelecidos pode ser visto como disruptivo e gerar resistência por parte de funcionários ou mesmo da gestão.

Enfrentar esses desafios exige dos gestores uma compreensão clara de como eles afetam a operação da clínica, além de uma abordagem proativa para gerir riscos e otimizar o fluxo de caixa.

Principais indicadores financeiros a acompanhar com o fluxo de caixa da clínica

Monitorar os indicadores financeiros corretos é fundamental para a gestão eficaz do fluxo de caixa em uma clínica médica. Eles ajudam a avaliar a saúde financeira da clínica, além de darem bons insights para o planejamento e para os ajustes operacionais.

Alguns dos indicadores mais importantes são:

• Liquidez corrente: mede a capacidade da clínica de cobrir suas obrigações de curto prazo com os ativos mais líquidos que possui. Um índice de liquidez corrente saudável garante que a clínica pode responder a despesas imprevistas sem comprometer suas operações.
• Margem bruta: este indicador mostra a rentabilidade das operações da clínica antes de considerar despesas operacionais e administrativas. Ele é crucial para entender se os preços dos serviços estão adequados e se os custos diretos estão sendo bem gerenciados.
• Dias de Recebimento Médio (DRM): calcula o tempo médio que leva para a clínica receber pagamentos após a prestação de serviços. Um DRM mais baixo indica uma coleta de receitas mais eficiente, o que é vital para manter o fluxo de caixa equilibrado.
• Índice de endividamento: indica a proporção de dívida em relação ao capital próprio da clínica. Este índice ajuda a entender o nível de alavancagem e risco financeiro ao qual a clínica está exposta.
• Retorno sobre o Investimento (ROI): mede a eficácia e a rentabilidade dos investimentos feitos pela clínica, seja em equipamentos, tecnologia ou infraestrutura. Um ROI positivo indica que os investimentos estão gerando retorno adequado.
• Ciclo financeiro: avalia o tempo total entre o pagamento aos fornecedores e o recebimento das receitas dos clientes. Quanto mais curto o ciclo financeiro, mais eficiente é a gestão do capital de giro da clínica.

Esses indicadores, quando monitorados regularmente, podem dar uma visão clara da performance financeira da clínica e orientar decisões estratégicas para melhorar a gestão do fluxo de caixa.

Erros comuns para evitar ao gerenciar um fluxo de caixa

Na gestão do fluxo de caixa de uma clínica médica, certos erros são comuns e podem ter impactos significativos na saúde financeira do negócio.

Evitar esses erros é parte importante para manter a estabilidade e o crescimento sustentável da clínica:

• Não ter um plano de caixa detalhado: muitas clínicas falham por não elaborar um plano de fluxo de caixa detalhado que considere todas as entradas e saídas. Sem um planejamento adequado, torna-se difícil prever déficits e superávits, o que pode levar a decisões financeiras apressadas e mal informadas.
• Ignorar a análise de variações: não comparar os valores reais com os planejados pode ocultar desvios significativos nas finanças. A análise regular das variações ajuda a identificar problemas antes que se tornem crises, permitindo ajustes oportunos nas estratégias de gestão.
• Subestimar a importância do capital de giro: o capital de giro é fundamental para a operação diária de qualquer clínica. Subestimar a necessidade de manter um capital de giro adequado pode resultar em incapacidade de cobrir despesas rotineiras, afetando negativamente a operação da clínica.
• Falha no acompanhamento de contas a receber: permitir que as contas a receber se acumulem pode levar a problemas de fluxo de caixa. É vital implementar políticas estritas de cobrança e acompanhar de perto o recebimento para evitar atrasos que possam comprometer a liquidez.
• Não utilizar tecnologia adequada: a falta de uso de softwares de gestão financeira pode aumentar a probabilidade de erros e ineficiências no registro e na análise de dados financeiros. Investir em tecnologia adequada é essencial para uma gestão de caixa precisa e eficiente.
• Desconsiderar a formação e treinamento da equipe: uma equipe mal treinada pode cometer erros que afetam o fluxo de caixa. Investir na formação contínua da equipe financeira é crucial para garantir que todos os processos sejam executados corretamente e as melhores práticas sejam seguidas.

Evitando esses erros, os gestores de clínicas médicas podem assegurar um fluxo de caixa robusto e uma operação financeira estável, criando um ambiente propício para o crescimento e a excelência no atendimento ao paciente.

Como a Sinaxys pode te ajudar a recrutar profissionais qualificados?

O sucesso de uma clínica médica não depende apenas de uma gestão financeira sólida, mas também de contar com uma equipe de profissionais qualificados e dedicados.

Aqui é onde a Sinaxys entra como um parceiro estratégico, oferecendo soluções especializadas em recrutamento que podem transformar a maneira como sua clínica atrai e mantém talentos.

Veja como a Sinaxys pode ajudar:

• Seleção de talentos especializados: a Sinaxys utiliza metodologias avançadas para identificar e selecionar profissionais que não só possuem as habilidades técnicas necessárias, mas que também se alinham com a cultura e os valores da sua clínica. Isso garante uma integração mais eficaz e uma maior retenção de colaboradores.
• Treinamento e desenvolvimento: além do recrutamento, a Sinaxys oferece programas de treinamento e desenvolvimento que preparam os profissionais para enfrentar os desafios específicos do ambiente de saúde, elevando a qualidade do serviço ao paciente e melhorando a eficiência operacional.
• Consultoria em gestão de recursos humanos: com experiência em gestão de RH, a Sinaxys também oferece consultoria para otimizar as práticas de gestão de pessoas na sua clínica, desde a melhoria dos processos de contratação até a implementação de estratégias de motivação e retenção.

Ao contar com o apoio da Sinaxys para o recrutamento e gestão de talentos, sua clínica assegura uma equipe de alta qualidade e fortalece sua posição no mercado, melhorando a eficiência e a sustentabilidade financeira.

Conclusão

A gestão eficiente do fluxo de caixa é fundamental para a sustentabilidade e crescimento de qualquer clínica médica.

Ao entender e implementar um sistema de fluxo de caixa robusto, os gestores podem garantir não apenas a saúde financeira da clínica, mas também a capacidade de investir em recursos essenciais e enfrentar desafios econômicos com maior segurança.

Da mesma forma, a escolha de parceiros estratégicos como a Sinaxys para o recrutamento e gestão de talentos pode significar a diferença entre uma operação que meramente sobrevive e uma que verdadeiramente prospera.

Os desafios do gerenciamento de fluxo de caixa são muitos, mas com planejamento adequado, uso eficaz de ferramentas tecnológicas, e uma equipe bem treinada e motivada, esses desafios podem ser superados.

Uma parceria com a Sinaxys assegura que sua clínica não apenas mantenha, mas também eleve o padrão de qualidade do atendimento ao paciente, através de profissionais altamente qualificados e alinhados com os valores da sua empresa.

Em resumo, a chave para o sucesso de uma clínica médica está na combinação de uma gestão financeira sólida com uma estratégia de recursos humanos igualmente robusta.

Assim, a clínica pode atender às necessidades de seus pacientes com excelência, mas também posicionar-se como líder no mercado de saúde.