Recepção clínica: como fazer a sua organização e atendimento

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A verdade seja dita: muitos lugares buscam focar suas atenções extremamente na qualidade de seus processos e serviços, para ofertar o melhor aos seus pacientes. E sim, é claro que esta preocupação precisa existir, mas há algo que os seus pacientes veem antes de qualquer outra coisa: a recepção de clínica.

A recepção de clínica é um local onde são feitos os atendimentos iniciais, ou seja, é onde o paciente é recebido e, logo, encaminhado para o seu médico.

É neste ambiente que ele terá as suas primeiras impressões e sabe como dizem: são essas primeiras impressões, as que ficam.

Por isso, eu te pergunto: você sabe que imagem seus pacientes têm da sua clínica?

Se você não soube responder a esta simples pergunta, está na hora de virar os seus olhos e estender a sua atenção também para este ambiente, notando qual as primeiras impressões que os seus pacientes têm – e, caso sejam elas negativas, é hora de mudar!

Quando uma recepção é bem limpa, organizada, confortável e aconchegante, ela se torna o grande trunfo para o aumento da satisfação dos seus pacientes, garantindo o retorno dos mesmos e a chegada de novos ao local.

Com isso, temos uma redução na ansiedade e uma melhora na percepção sobre a qualidade da clínica.

Mas calma! Se você não sabe como fazer as mudanças necessárias na sua recepção e melhorar a imagem do seu negócio, nós estamos aqui para te ajudar nesta missão!

Neste artigo você vai aprender como organizar uma recepção de clínica para transformá-la em um lugar onde o tempo voa. Um local realmente agradável e que deixará seus pacientes tranquilos para recebê-lo.

Boa leitura!

O que é a recepção de clínica?

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O que é a recepção da clínica?

Segundo o dicionário, a palavra recepção é um substantivo feminino que corresponde à ação de receber ou acolher, ou seja, a recepção de uma clínica é o local onde praticamos tal ato de receber os pacientes, fazendo aquele atendimento inicial para destiná-los à especialidade correta, por exemplo.

E quando o atendimento feito neste primeiro momento é bem aceito pelas pessoas, podemos dizer que aquilo teve uma “boa recepção”, ou seja, foi bem recebido.

Sendo assim, podemos concluir que uma recepção de clínica é o “aquecimento” para o atendimento médico.

Algo como um cartão de visitas que precisa ser bem elaborado, pois representa tudo aquilo que você acredita – sua missão, visão e valores.

Com uma recepção bem organizada, sua clínica terá uma boa imagem perante os clientes, melhorando de forma significativa os atendimentos e relacionamentos. Afinal, é como diz aquele famoso ditado: “a primeira impressão é que fica!”.

Por isso, a recepção de sua clínica merece toda a atenção que pude dar a ela e abaixo você verá mais motivos e formas de como deixar este espaço incrível para receber seus pacientes.

Mas já adiantamos aqui que você precisa se esforçar para alcançar o seu objetivo, prestando atenção em cada ponto como:

  • O ambiente, pois ele precisa ser aconchegante e confortável, além de limpo (obviamente). Ninguém vai se sentir bem em esperar num local sujo e que aparenta ser mal organizado, não é mesmo?
  • Preste atenção ainda a acessibilidade, pois sua clínica precisa estar apta a receber todos os tipos de pacientes;
  • As características da/das recepcionista(s) para entender se ela é capaz de oferecer o melhor e mais qualificado atendimento aos pacientes. Se preciso, invista em tecnologias e treinamentos para ela/elas.
  • E para deixar o local ainda melhor, você pode oferecer certas distrações como cafés e biscoitos, revistas e jornais, por exemplo. Não se esqueça de manter o ambiente climatizado e colocar cadeiras ou sofás confortáveis;

Viu só como manter uma boa recepção de clínica até parece uma tarefa fácil, mas na verdade exige muita dedicação?

E tem mais! Estes pontos, por mais que pareçam simples, são só o começo se você realmente é do time que quer fazer a diferença e oferecer a melhor experiência aos seus pacientes.

Você pode até pensar que são pontos desnecessários, quando o seu atendimento é bom, mas a verdade é que sem uma organizada e confortável recepção, sua clínica não será tão atrativa para novos pacientes e muito menos para os atuais que já a frequentam, correndo o risco de perdê-los.

Por isso, se você ainda não se convenceu ou quer se aprofundar mais sobre o assunto, continue lendo este artigo que nós te mostramos a importância da recepção de clínica.

Além disso, o passo a passo de como você pode não só organizar e deixar a sua recepção ainda mais bonita e atraente, mas se atentar ao recebimento do paciente no local e o quanto as tecnologias podem te auxiliar nesta e outras tarefas diárias.

Qual a importância de uma boa recepção em sua clínica?

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Recepcionista na recepção da clínica.

Bom, já citamos acima o quanto uma boa e organizada recepção de clínica pode fazer a diferença no dia a dia da sua clínica/consultório. E são poucas as áreas que realmente tem esse poder de transformação!

Não é à toa que a recepção de uma clínica é tratada como um cartão de visitas, dando o primeiro atendimento aos pacientes do local.

A seguir listamos três pontos que fazem da recepção da sua clínica um dos locais mais importantes do seu negócio. Confira:

Relacionamento com o paciente

Quando um paciente vai a uma clínica em busca de assistência médica, ele está com algo que precisa ser diagnosticado ou com dúvidas que precisam ser esclarecidas pelo profissional da saúde.

Por isso, é importante contar com uma equipe bem treinada e que saiba lidar com este público da melhor maneira possível.

Imagem da clínica

A forma como o paciente é recepcionado pelos funcionários do local faz toda a diferença e impacta diretamente na experiência dele, dizendo claramente se ele volta ou não ao local.

O que afeta na imagem da clínica, uma vez que ele pode não recomendá-la, colocando em xeque a credibilidade e confiança da sua clínica.

Eficiência na realização dos processos de atendimento, encaminhamento e administrativos

Por ter um importante papel na clínica, é fundamental que a recepcionista esteja pronta para executar todas as suas tarefas de maneira ágil e rápida. Ela precisa lembrar que qualquer erro pode custar a satisfação e retorno do paciente ao local.

Leia também: CNES profissional: O que é, como cadastrar e como consultar

Como se recebe o paciente na recepção da clínica?

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Área de recepção da clínica.

Como você já deve ter percebido, quando o assunto é recepção de uma clínica, o atendimento aos pacientes vem em primeiro lugar.

Afinal, é a qualidade de um atendimento que irá determinar se o paciente retorna ou não ao local. É o atendimento inicial feito na recepção que fará a imagem da clínica na cabeça do paciente.

Por isso, é importante buscar alternativas que otimizem a forma como ele é recebido na recepção do local. Você deve investir ao máximo para tornar a experiência dele algo positivo, agradável e confortável.

Por isso, é importante que você entenda que quanto melhor a sua recepção for, melhor será a experiência que os seus pacientes terão e mais chances você terá de sucesso e retorno deles. Devendo elevar essa experiência ao máximo de satisfação.

E para isso, não basta inserir itens de conforto e distração no ambiente, mas investir em um boa equipe de atendimento – especialmente pessoas capazes de atender os mais difíceis e diversificados perfis de pacientes, preparadas para imprevistos como atrasos e alta movimentação, por exemplo.

Fora isso, é importante prestar atenção a pequenos pontos que podem se tornar grandes problemas. Nada de uma postura inadequada, grosseiras ou rigidez dos profissionais, por exemplo.

Tudo deve estar bem alinhado com a imagem da empresa para que o sucesso não seja algo distante de se alcançar.

De forma resumida, quanto melhor e mais qualificada for a equipe, melhor será o atendimento realizado e a satisfação do seu paciente estará garantida.

Confira abaixo, algumas características essenciais que toda recepcionista boa deve ter para se certificar de que está contratando as pessoas certas para a sua clínica.

Características importantes que a recepcionista deve ter

Se você chegou até aqui, percebeu que falamos muito da importância de um bom atendimento ao paciente antes de qualquer coisa, considerando que ele terá as suas primeiras impressões e formará a imagem da sua clínica logo de cara.

E é aí que a recepcionista entra em ação e desenvolver um papel importante neste quesito.

Isso mesmo! Engana-se quem pensa que a recepcionista é apenas aquela pessoa que atende telefones, faz agendamentos e serve cafés. Ela é peça-chave para o sucesso de qualquer negócio. E para não prejudicá-lo, determinadas qualidades de uma recepcionista são essenciais para a realização de um bom trabalho.

Claro que ela deve ser capaz de realizar os atendimentos e agendamentos de consultas, cuidado da agenda do médico e do ambiente como um todo.

No entanto, ela também deve ser capaz de receber e interagir com os diferentes tipos de pacientes que chegam ao consultório em busca de assistência médica, da maneira mais cordial e prestativa possível, fazendo-o se sentir bem acolhido.

Além disso, é esta profissional que deverá cuidar de toda a rotina do local e precisará lidar com as mais complicadas situações do dia a dia, como um atraso de consulta, demora de atendimento ou até mesmo situações mais graves como discussões no consultório. (sim, isso acontece!).

Ou seja, você até pode buscar por candidatos ou candidatas a recepção de clínica da forma mais tradicional: anunciando uma vaga e realizando testes e entrevistas até encontrar a pessoa ideal para a função de recepcionista.

Pode até seguir pelo meio mais rápido, como a contatar empresas que prestam serviços,

Porém, de nada vai adiantar se você não se atentar aos pontos qualificatórios que pedem o perfil: proatividade, boa comunicação, cordialidade, discrição, dedicação e um dos mais importantes: organização.

Ao checar tudo isso no momento do processo seletivo  e, claro, não deixar de oferecer um bom treinamento para a execução das atividades diárias depois da contratação, você terá profissionais qualificados e capacitados que te ajudarão a manter a sua clínica bem-sucedida.

Como organizar uma recepção de clínica?

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Como organizar a recepção da clínica?

A recepção é importante quando se deseja organizar o consultório médico. Ainda mais considerando que a sala de espera é o ambiente onde o paciente passa grande parte do seu tempo. Por isso, cada detalhe precisa da sua atenção.

Aspectos que podem parecer pequenos como a decoração do espaço, na verdade influenciam e muito na percepção do paciente em relação à clínica e mexem com o seu humor, determinando se ele ficará ou não animado para o atendimento.

De fato, esse é o contato inicial do paciente com a sua clínica, mas como organizar a recepção de modo que este contato seja agradável o suficiente? Veja!

Ambiente limpo e organizado

Um ambiente limpo e bem organizado é o mínimo que uma recepção de clínica tem que oferecer, pois além de passar uma boa impressão aos pacientes e garantir uma excelente imagem do local, facilita a execução das tarefas do dia a dia, que podem ser feitas de forma ágil e rápidas.

Acessibilidade para todo tipo de paciente

É importante pensar que você irá atender a diferentes tipos de pessoas e que todas merecem ser bem recepcionadas.

Por isso, investir em acessibilidade é importante. Adicionar elevadores, rampas e cadeiras de fácil acesso são um dos passos que você pode dar nesta questão.

Organização funcional para a realização das atividades

Se você souber organizar a sua agenda e o seu espaço de maneira inteligente,a espera não será um problema para o paciente.

Utilize de tecnologias para a realização das atividades (abaixo falaremos mais a respeito),  garanta uma equipe bem treinada e capacitada e, se preciso, planeje o balcão de atendimento de forma a facilitá-lo, deixando todas as ferramentas e documentos úteis em locais de fácil acesso.

Ambiente de espera interessante e confortável

Busque oferecer conforto como sofás, cadeiras ou poltronas, boa iluminação, climatização e até mesmo café, suco ou biscoito para garantir uma experiência agradável ao paciente.

Pode até investir em outras distrações extras como TV, Wi-Fi, jornais ou revistas. E se tiver crianças, que tal ter um espaço kids com brinquedos para elas?

Como deixar uma recepção de clínica bonita?

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Bonita recepção de clínica.

Pode parecer fácil, mas nem sempre deixar um ambiente organizado e bonito é simples, mas você já sabe que é tão importante quanto um bom atendimento e que fará os seus pacientes terem uma ótima imagem da sua clínica.

Pensando que pacientes — especialmente os que gostam de chegar cedo — possivelmente ficarão mais tempo sentados na sala de espera, escolher bem a mobília é essencial.

E como a decoração é o ponto forte, que tal dar uma cor à clínica, com tons que façam os seus pacientes se sentirem confortáveis?

O branco é o mais utilizado, mas tons pastéis como bege e azul-claro também são uma boa escolha. Outra coisa que pode dar um ar mais aconchegante à sua clínica são as plantas.

Por último, não esqueça de planejar bem onde cada coisa irá ficar na sua recepção e clínica.

A localidade de cada móvel é importante, além de uma boa iluminação, climatização e um balcão que facilite na rapidez e agilidade do atendimento.

Tecnologias que podem auxiliar nas tarefas da recepção da clínica

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Tecnologia na recepção da clínica.

A tecnologia pode ser grande aliada na recepção de uma clínica médica. Isso porque, uma ferramenta de gestão pode automatizar tarefas que levariam certo tempo para serem concluídas ou até ajudar no controle de agendamentos e remanejamento de consultas, por exemplo.

Mas vale destacar aqui que um software de gestão hospitalar deve ser intuitivo e fácil de usar. Ele também deve possuir recursos como um controle financeiro, prontuário eletrônico do paciente e a visão da recepção em tempo real, que são coisas que ajudam na organização da clínica.

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Conclusão

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Paciente na recepção da clínica.

Podemos concluir que mais do que um local de espera do paciente, a recepção de clínica é o cartão de visitas do lugar.

Necessitando de determinados itens que possam elevar a experiência do paciente ao máximo de satisfação. Afinal, nem sempre a espera é rápida e ele precisa de um ambiente limpo e organizado que o faça se sentir bem.

Mas além disso, o atendimento é um fator importante que faz toda a diferença naquela primeira impressão que o paciente tem da clínica.

Por isso, a recepcionista precisa estar bem preparada para realizar este atendimento inicial, sendo cordial e prestativa.

O que pode ajudar muito no trabalho dela, além de um treinamento, são as tecnologias disponíveis, afinal, com elas é possível manter o controle e se organizar, de forma a tornar a experiência de todos os pacientes satisfatória.

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