Se em outras épocas a agenda médica online foi tratada apenas como um ítem a mais de comodidade, ela tornou-se, nos últimos anos, um mecanismo essencial na rotina do médico, das recepcionistas e até mesmo para usuários.
Afinal, com ela, recorrer à velha caderneta de anotações ou ligar e receber ligações para marcar ou desmarcar consultas tornou-se um processo retrógrado e burocrático. A partir do momento em que as agendas médicas começaram a ser usadas e a evoluir, passou a ser possível cadastrar a ficha dos pacientes em poucos minutos, além de, em alguns casos, permitir que eles mesmos pudessem gerenciar suas consultas.
No texto abaixo, vamos mostrar como as agendas médicas online podem ser de grande trunfo para sua clínica ou mesmo para seus clientes. Continue conosco e descubra mais sobre esse mercado.
O que é agenda médica?
A agenda médica é onde os médicos e recepcionistas conseguem gerir e controlar os pacientes que usufruem dos serviços e especialidades oferecidas pelo consultório. Ela pode ser tanto a tradicional física, de papel, quanto online, em plataformas de gerenciamento de consultas.
Ou seja, ela é um ítem de controle de tudo que cerca uma consulta, seja o agendamento, as informações, a disponibilidade de horários e até o cancelamento das mesmas.
Qual a finalidade de uma agenda médica?
Quando se tem uma agenda médica, você consegue ter uma gestão completa do processo de marcação, confirmação e também cancelamento de consultas médicas. Além disso, a ferramenta serve como um documento para registro de informações sobre o paciente.
Não à toa, clínicas, hospitais e consultórios costumam ter seus agendamentos próprios ou adquiridos por plataformas terceiras, principalmente online. Afinal, através dessas ferramentas há um controle dos clientes e um melhor gerenciamento do fluxo.
Qual a importância de uma agenda de consultas organizada na rotina médica?
A partir do momento que se tem uma agenda médica organizada e controlada, toda a gestão do consultório, clínica ou hospital se torna mais eficiente e facilitada.
A organização da agenda de consultas, principalmente no caso das ferramentas online, faz com que dados essenciais e sensíveis de seus pacientes sejam hierarquizados e informados ao médico responsável.
Além disso, como sabemos que eventualidades podem surgir, a agenda médica permite que pacientes possam marcar e desmarcar suas consultas e outros que estejam em uma eventual fila de espera sejam chamados com maior agilidade.
Como fazer uma agenda médica? Veja dicas valiosas
A este ponto, você deve estar pensando: como fazer uma agenda médica eficiente? Bom, mais adiante, daremos exemplos de alguns softwares que serão de grande valia.
Mas, ainda com o uso dessas ferramentas, é necessário ter conhecimento sobre vários processos de controle do seu consultório, clínica ou hospital para que a agenda funcione corretamente.
Abaixo explicaremos melhor cada um desses processos, que serão essenciais para você montar sua agenda médica online, seja virtual ou mesmo física.
Tenha uma boa margem de cálculo de tempo que leva cada consulta
Um médico tem, geralmente, vários pacientes ao longo do dia. Para não deixar que o profissional tenha um tempo muito curto ou muito longo entre as consultas e que seus pacientes fiquem muito tempo esperando, é importante saber qual o tempo, em média, que ele gasta para atender cada paciente.
Caso tenha mais de uma especialidade, é importante também saber qual o tempo médio gasto em cada uma delas, já que podem variar e alterar o fluxo de atendimento.
Também é necessário incluir pequenos intervalos para fazer um lanche, ir ao banheiro ou mesmo sair para esticar suas pernas. Essas pequenas pausas são essenciais para uma rotina produtiva e saudável de todo o consultório.
Por fim, saiba que é mais do que comum que aconteçam os cancelamentos de última hora. Para tal, deixe sempre uma lista de espera para os “encaixes”, que poderão ser incluídos em eventuais desistências, mantendo o fluxo do local.
Considere a possibilidade de atrasos ao organizar a grade de agendamentos
Se os cancelamentos já são comuns, imagine os atrasos. Seja pela falta de precisão do paciente ou mesmo por eventualidades que possam surgir (trânsito, fenômenos naturais ou até mesmo acontecimentos cotidianos), saiba que é bom ter uma grade de agendamentos preparada para que as demoras não impactem em toda a rotina do consultório.
Dessa forma, é sempre aconselhável dar um “fôlego”. Se o profissional gasta 15 minutos na consulta, marque de meia em meia hora, por exemplo. Outra alternativa é dar um tempo máximo de tolerância para que o paciente chegue.
Seja pontual minimizando o risco de atrasos e engarrafamento de consultas
Ao mesmo tempo que é necessário ter controle sobre os eventuais atrasos dos pacientes, também é preciso monitorar os atrasos do médico.
Há uma cultura comum no Brasil, a de que “o médico sempre atrasa”. Tente evitá-la ao máximo. Além de transparecer falta de compromisso, pode gerar uma desistência definitiva do paciente e acabar gerando um marketing negativo para o profissional.
Por isso, caso aconteça alguma eventualidade, comunique o atraso aos pacientes, o que pode evitar eventuais desconfortos na próxima consulta e nas subsequentes.
Envie lembretes aos pacientes acerca de consultas próximas
Vamos ser sinceros: quem nunca se esqueceu de algum compromisso devido à rotina estressante, que atire a primeira pedra. Com o advento dos canais de comunicação, ficou mais fácil, seja pela agenda médica online, por ligação ou por mensagens de texto, enviar um lembrete aos pacientes.
Assim, consultas marcadas com meses de antecedência ou mesmo em meio à correria têm menor chance de serem esquecidas.
Se possível, sempre solicite a confirmação de comparecimento, o que diminui também a chance de cancelamentos de última hora e, consequentemente, os prejuízos decorrentes dessas eventualidades.
Agenda médica online: quais são os benefícios?
Bom, como visto acima, a agenda médica é uma grande aliada no controle de todo seu consultório, clínica ou hospital. Porém, precisamos falar especificamente dos benefícios das agendas médicas online. Abaixo, listaremos alguns deles.
Praticidade no uso cotidiano
A praticidade, obviamente, é o maior trunfo das agendas médicas online. A partir do momento que você tem uma ferramenta que está acessível às duas partes, você consegue ter uma gestão completa do quadro de horários, podendo preencher os horários de consultas, modificá-los ou mesmo cancelar a presença do paciente na clínica com apenas um clique.
Por outro lado, imagine só precisar recorrer à boa e velha agenda de papel para marcar e desmarcar tal consulta. Você perde um bom tempo até achar onde a marcação está disponível, sem falar que ainda precisará entrar em contato com o paciente por mensagens ou telefone. Com a agenda online, é possível resolver tudo isso com apenas um clique.
Eficiência e precisão na anotação de dados
Outro benefício é que a agenda online traz maior eficiência para gerir todo o processo do consultório/clínica, não sendo somente útil na marcação/desmarcação de horários.
Com ela, o médico em questão consegue ter maior controle sobre os pacientes que o buscam para consulta, se são particulares ou não, tempo médio de cada atendimento, além de conseguir fazer anotações sobre cada uma das consultas.
Tudo isso acaba por melhorar a qualidade do atendimento, gerando mais confiança ao paciente e mais praticidade para o profissional.
Cruzamento de dados diversos que auxiliam a rotina do médico
Além de uma simples marcação, com uma agenda médica online você consegue armazenar dados que poderão ser de grande valia para retornos ou futuras consultas do mesmo paciente.
Com essa ferramenta, o profissional consegue inserir anotações e atualizar o prontuário para conseguir identificar o caso do seu paciente no futuro. Conhecido como PEP, o prontuário eletrônico do paciente é uma ferramenta digital que veio substituir os arquivos em papel.
Vamos supor que em uma consulta o paciente consultou o médico sobre uma dor nos ombros e teria de fazer vários exames. Devido à rotina exaustiva, é comum que o ortopedista em questão possa não se lembrar de caso a caso. Com a agenda online, ele consegue fazer anotações que serão pontuais para o futuro retorno do paciente, o que trará facilidade no acesso à informação e mais precisão no diagnóstico, por exemplo.
Outra vantagem importante é que a agenda online também permite que seja feito o controle dos pagamentos para que seja possível prever os resultados financeiros daquele determinado mês para a clínica ou consultório.
Quais são os principais softwares de agenda médica disponíveis online?
Chegou o momento de ver quais são os principais softwares de agenda médica online que estão disponíveis no mercado. Abaixo, falaremos sobre cada um.
iClinic
O iClinic é uma das principais plataformas do momento que conecta médicos e pacientes. Com ele, você pode:
- Mudar os horários com poucos cliques, seja pelo site ou smartphone;
- Acessar sua agenda de qualquer lugar;
- Bloquear horários;
- Ter organização visual da agenda para escolher qual a melhor data e horário;
- Sincronizar as agendas de médico e clientes;
- Enviar solicitações de consultas para o dia seguinte via e-mail.
Clínica nas Nuvens
O Clínica nas Nuvens, tal qual a agenda citada anteriormente, monitora por completo a agenda do profissional de saúde em todas suas esferas. Além disso, envia disparos diretos de confirmação para o WhatsApp do paciente, o que traz mais comodidade para ambos os lados.
SimDoctor
Outra plataforma com grande procura é o SimDoctor. Com ela, o profissional tem controle de suas tarefas e compromissos diários, sabendo quais são os horários livres, os preenchidos, quais poderão ficar vagos devido à falta de confirmação do paciente, ou até mesmo fazer uma busca avançada sobre dados do usuário.
4Medic
O 4Medic é uma plataforma que tem as mesmas funcionalidades das anteriores. Além disso, ela traz como vantagem a facilidade com que médicos criem listas de espera para pacientes, o que dá maior chance de preenchimento de todas as vagas. Além disso, envia lembretes e pedidos de confirmação por e-mail e WhatsApp.
Outros softwares de agenda que se encontra online grátis
Entretanto, caso você esteja com outras prioridades dentro de sua clínica ou consultório e não queira investir em uma agenda médica online, você pode utilizar opções de plataformas gratuitas que suprem bem essa necessidade. Abaixo, mostraremos algumas delas.
Google Agenda
Sim, o bom e velho Google Agenda é uma das ferramentas mais práticas para controle de consultas, além de ser gratuito e ter a possibilidade de ser integrado com os documentos dos pacientes.
Para isso, você e seu paciente só precisam ter suas respectivas contas no Google Agenda e seguir os seguintes passos:
- Abra seu Google Agenda e escolha qual será a pasta para o agendamento (menu à esquerda);
- Disponibilize a agenda deixando público o Google Calendar;
- Envie o convite ao paciente, que poderá agendar sua consulta de acordo com os horários disponíveis do médico.
Trello
O Trello é uma das mais famosas ferramentas para gerenciamento de processos disponíveis de forma gratuita e online.
Ele pode ser muito útil para controle do médico sobre alguns processos do paciente. Além disso, funciona como uma ótima agenda, na qual você manda um convite para o e-mail do cliente e ele será inserido em um quadro específico com seu nome, sabendo se precisa ter retorno de uma consulta ou marcar uma nova no futuro, por exemplo.
Ou seja, você pode associar as duas mecânicas para melhor controle de seu consultório, clínica ou hospital.
Calendly
O Calendly é outra agenda médica online que ajuda muito no processo de automação de agendas entre duas partes. Você consegue associá-lo ao seu site ou mesmo a um chat robô para que o médico e o paciente consigam se comunicar da melhor maneira.
Com ele, você envia o convite ao paciente, que vê a disponibilidade de horários e marca sua na consulta que melhor lhe convir.
Agenda médica para imprimir, para os médicos mais ortodoxos
Sabemos que, apesar das facilidades, muitos médicos ainda preferem não ter suas agendas online. A maior justificativa para tal é a falta de confiança por uma possível exposição de dados ou mesmo dificuldades em gerir tais ferramentas.
Se você é um deles, não se preocupe, ainda é possível otimizar seus agendamentos.
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Conclusão
Como visto ao longo do artigo, a agenda médica, principalmente a online, é uma ferramenta essencial para controle do dia a dia do médico e de seus pacientes. Com ela, você conseguirá gerir marcações, desmarcações e até mesmo criar listas de espera para futuras vagas que possam surgir.
Além disso, a agenda dá a possibilidade de anotações que serão essenciais para futuras consultas ou retornos, o que dá mais chance de diagnósticos mais precisos.
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