Um dos principais gargalos que as instituições de saúde como clínicas e consultórios podem enfrentar no aspecto contábil-financeiro é um controle de pagamento ineficaz. Neste artigo, vamos apresentar a você a melhor forma de lidar com ele.
Se você trabalha numa área administrativa dentro de uma empresa do setor de saúde, já deve saber que a falta de controle de pagamento é um problema sério.
Além de problemas óbvios como erros na gestão do fluxo de caixa e previsões financeiras equivocadas, um controle ineficaz pode gerar outros erros, numa espécie de “efeito cascata”.
Essa parte da gestão em uma instituição de saúde abarca vários fatores, que incluem fornecedores, pacientes e clientes.
Ao fazer o controle de pagamentos corretamente, o empreendedor garante uma operação financeira mais segura do estabelecimento.
Afinal, um controle bem feito faz com que cada pagamento seja recebido da forma certa, com valores, prazos e emissão de notas sem erros.
Isso melhora as previsões financeiras da empresa, ajudando a manter um fluxo de caixa estável e evita problemas financeiros decorrentes de pagamentos atrasados ou não realizados devido às glosas.
Para otimizar o processo, algumas instituições integram seus sistemas de faturamento com o financeiro, proporcionando uma visibilidade imediata das contas baixadas e facilitando a gestão das finanças.
Quer saber mais sobre o tema e aprender a organizar o controle de pagamentos na sua empresa de forma eficaz e segura? Continue lendo este artigo que a Sinaxys preparou pra você!
Qual a importância do controle de pagamento em clínicas e instituições de saúde?
O controle de pagamento em clínicas e instituições de saúde é essencial por várias razões. Em primeiro lugar, este é um processo que ajuda na garantia da sustentabilidade financeira do negócio, permitindo que as clínicas gerenciem suas receitas e despesas de forma eficiente.
Além disso, o controle de pagamento ajuda a evitar erros e fraudes. Isso porque, por meio de processos bem definidos, é possível rastrear transações, identificar discrepâncias e prevenir práticas inadequadas.
Com isso, também se ganha pontos com relação à transparência. Ao registrar corretamente cada um dos pagamentos na empresa, os gestores têm acesso a informações claras sobre os custos dos serviços.
De acordo com o SEBRAE, manter um controle rigoroso sobre os recebíveis é fundamental para a saúde financeira. Clínicas e hospitais devem estabelecer procedimentos para rastrear pagamentos em atraso, enviar lembretes e implementar políticas de cobrança eficazes.
Essas ações melhoram o fluxo de caixa e ajudam a evitar perdas financeiras ao longo da operação. Ou seja, o controle de pagamento é fundamental para a gestão eficaz, a integridade financeira e a confiança em clínicas e instituições de saúde.
Nos tópicos a seguir estão alguns itens sobre onde mais o controle de pagamento pode ajudar a sua empresa:
Garantia da saúde financeira
Como dito anteriormente, um controle eficaz é capaz de assegurar saúde financeira para um estabelecimento de saúde. Essa garantia se relaciona principalmente com quatro fatores principais:
- Planejamento de pagamentos: Quando a empresa mantém um registro detalhado das contas a pagar, o estabelecimento consegue visualizar de maneira fácil quais são as suas obrigações e os prazos. Dessa forma, os pagamentos se dão sem atrasos e juros desnecessários.
- Análise de fluxo de caixa: Um dos itens mais importantes para avaliar a saúde financeira de um negócio, o fluxo de caixa também é facilitado com um bom controle de pagamentos.
O acompanhamento do fluxo de entrada e saída de dinheiro ajuda a prever necessidades financeiras futuras e permite que o estabelecimento tome decisões informadas sobre investimentos e despesas.
- Negociações com fornecedores: O controle das contas a pagar fornece informações valiosas para negociar prazos e condições com fornecedores. Isso pode trazer uma redução de custos importante.
- Investimentos financeiros: Basear decisões de investimento em dados concretos sobre as obrigações financeiras do estabelecimento ajuda a otimizar o uso dos recursos disponíveis.
Cumprimento de obrigações legais e regulatórias
Ao tratar de forma eficaz o controle de pagamentos em clínicas e consultórios, as empresas podem ter benefícios também com relação ao pagamento dos impostos.
O cumprimento das obrigações legais e regulatórias fica facilitado pois há:
- Dedução de despesas: registrar corretamente os gastos permite aproveitar deduções legais, reduzindo a base tributável.
- Planejamento tributário: com dados precisos, é possível escolher o regime tributário mais vantajoso (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
- Reduzido risco de multas: o controle rigoroso das despesas e receitas evita erros na declaração, minimizando riscos de autuações e multas. Em resumo, uma gestão eficiente dos pagamentos contribui para a saúde financeira e a economia de recursos em termos fiscais.
Melhoria da gestão de fluxo de caixa
Como já é de se esperar, controlar bem as contas a pagar e a receber torna o fluxo de caixa mais previsível e eficiente.
- Previsão de receitas e despesas: um fluxo de caixa bem gerenciado permite prever entradas e saídas de dinheiro. Isso ajuda o estabelecimento a planejar pagamentos e investimentos de forma mais eficiente.
- Redução de ciclo financeiro: o controle eficaz das contas a pagar e receber ajuda a reduzir o tempo entre a compra de insumos e o recebimento de pagamentos por serviços prestados.
- Negociações com fornecedores e clientes: com um fluxo de caixa claro, o estabelecimento pode negociar prazos de pagamento com fornecedores e condições de pagamento com clientes.
- Reserva de capital de giro: manter uma reserva de capital de giro é essencial para lidar com imprevistos e variações sazonais. Um fluxo de caixa bem administrado permite identificar quando é necessário reforçar essa reserva.
Melhoria da experiência do paciente e equipe
Um controle de pagamentos eficiente em uma clínica ou consultório traz múltiplos benefícios tanto para a equipe de atendimento quanto para os pacientes. Vamos explorar algumas razões pelas quais esse controle traz essas melhorias:
- Evita erros e perda de receita: quando os pagamentos não são registrados corretamente ou não são conciliados com as informações contábeis, a clínica pode perder dinheiro. Um sistema automatizado e preciso evita esses erros e ajuda a identificar possíveis problemas antes que se tornem grandes questões financeiras.
- Melhora a eficiência operacional: com um sistema automatizado, a equipe dedica menos tempo a tarefas manuais, como emissão de faturas e reconciliação de pagamentos, e mais tempo a atividades estratégicas, como análise de dados e decisões precisas.
- Facilita a tomada de decisões: ter informações financeiras precisas permite que a equipe tome decisões informadas sobre investimentos, expansão e outras estratégias.
- Melhora a experiência do paciente: pagamentos eficientes e transparentes contribuem para a satisfação dos pacientes, criando um ambiente confiável e profissional.
Redução de inadimplência
Um controle financeiro eficaz pressupõe que os gestores devem saber números importantes como o índice de inadimplência, atrasos e glosas. Por meio do controle de pagamentos é possível não apenas saber e demonstrar esses índices como também avaliar estratégias para reduzi-las.
Quando os gestores acompanham de perto as contas em aberto é muito mais fácil identificar quem são os inadimplentes e tomar ações proativas para recuperar os valores pendentes.
O controle também ajuda no estabelecimento de políticas de cobrança transparentes e com prazos bem definidos. Assim, os clientes ficam cientes de suas responsabilidades, o que evita atrasos e confusões.
Por fim, algumas empresas já contam com sistemas automatizados tanto para a prevenção da inadimplência (por meio de análise de perfil) quanto para enviar lembretes de pagamento por e-mail, SMS ou telefone.
Como implementar um eficiente controle de pagamento?
Implementar um controle eficaz de contas a pagar e a receber apresenta desafios, sobretudo para empresários que têm pouca experiência empreendedora.
Separamos três pontos principais que você deve levar em consideração na hora de começar a fazer esse controle:
1. Escolha das ferramentas adequadas para registro e acompanhamento
Antigamente o registro e acompanhamento dos dados financeiros de uma empresa eram feitos de forma manual, por meio de instrumentos como o livro-caixa e os extratos bancários de papel.
No entanto, hoje o controle pode ser feito de maneira mais automatizada por meio de softwares especializados. Isso reduz a chance de erros humanos e diminui o trabalho envolvido nesta tarefa, uma vez que boa parte das tarefas é feita de forma automática.
Algumas dessas ferramentas já estão conectadas aos meios de pagamento por onde você recebe os pagamentos (maquininhas de cartão, por exemplo) ou com contas bancárias.
Dessa forma, parte dos registros podem ser feitos de maneira automatizada, bastando uma revisão dos dados por parte de um funcionário.
2. Capacitação da equipe responsável pelo controle financeiro
Por se tratar de um tema tão importante e extremamente sensível no faturamento de uma empresa, o controle financeiro deve ser realizado por pessoas capacitadas.
Elas devem estar habituadas a utilizar os sistemas de gestão financeira da clínica e entender quais são as maneiras corretas de lidar com determinados problemas.
Os treinamentos para a equipe devem envolver áreas como análise de dados, contabilidade e finanças. Ter conhecimento dessas áreas é essencial para que os funcionários possam interpretar e utilizar as informações financeiras de forma estratégica.
Além disso, treinamentos sobre gestão de caixa, controle de custos e orçamentos contribuem para a tomada de decisões mais assertivas e para a otimização dos recursos da empresa.
Essa capacitação deve ser um processo contínuo, capaz de acompanhar as mudanças e inovações do mercado.
3. Estabelecimento de políticas claras de pagamento
A sua empresa deve deixar claro aos pacientes que o pagamento por um serviço de saúde é como qualquer outro. Por isso, as recepcionistas e secretárias devem ser treinadas para serem capazes de explicar e conduzir de forma clara as conversas sobre os pagamentos.
As políticas de pagamento devem ser claras e eficazes para não haver nenhum tipo de problema com inadimplência e atrasos.
Por isso, detalhe sempre por escrito:
- Descrição de cada um dos serviços prestados;
- Quais são os valores cobrados pelo atendimento e possíveis extras;
- Quais são as formas de pagamento aceitas (à vista por dinheiro ou pix, cartão de crédito, parcelamento com ou sem juros);
- Qual o prazo para o pagamento? Deve ser feito antes ou depois do atendimento?
- Em caso de atrasos no pagamento, quais são as possíveis penalidades às quais a empresa pode utilizar em caso de atraso (multas, ações judiciais, negativação junto à órgãos de crédito)?
Quanto mais claras forem as suas políticas, menores são as chances de haver inadimplência e comprometer o fluxo financeiro no seu caixa.
Como ter um controle de pagamento otimizado para a sua equipe?
Se você quer simplificar a gestão financeira do seu estabelecimento, você precisa realizar os seus pagamentos de uma forma organizada e clara.
O Sinaxys Pay é a solução de pagamentos da Sinaxys que permite a estabelecimentos de saúde de todos os tipos e portes realizar os pagamentos dos seus profissionais de forma rápida, segura e com menos taxas.
Tanto o profissional quanto a empresa ganham mais segurança e tranquilidade – os pagamentos são autorizados e validados pelo gestor em sua própria dashboard.
Depois o Sinaxys Pay providencia o pagamento ao profissional em até 30 dias após a prestação do serviço.
Principais indicadores utilizados no controle de pagamento
Para um controle de pagamentos eficaz são utilizados algumas métricas e indicadores, que podem ajudar os gestores a entenderem o que está acontecendo com o aspecto financeiro da empresa.
Separamos alguns nos tópicos a seguir:
Análise do fluxo de caixa e previsão de receitas
O fluxo de caixa é um dos indicadores mais importantes para avaliar a saúde financeira da empresa. Ele mostra a entrada e saída de dinheiro, permitindo identificar se a empresa está gerando caixa suficiente para suas operações.
O caixa de uma empresa é o que permite a ela estar bem posicionada financeiramente a qualquer momento.
Em situações de emergência ou redução/aumento brusco de demanda, um caixa fortalecido permite investimentos ou pagamento de despesas sem grandes desfalques.
Por outro lado, se a todo momento só sai dinheiro do caixa ou o fluxo não está devidamente organizado, é hora dos gestores intervirem e promoverem mudanças.
Além disso, o fluxo de caixa também está relacionado com a previsão de receitas, que é outro indicador importante para o controle de pagamentos. Esta previsão permite que a empresa se prepare para os pagamentos futuros e evite problemas de inadimplência.
Softwares de gestão financeira, planilhas e registros de livro-caixa, além de consultorias especializadas e capacitação com contadores são indicados para que isso não seja um problema na hora de organizar as finanças da empresa.
Prazo médio de recebimento
Para controlar os pagamentos, também é importante entender a métrica PMR – Prazo Médio de Recebimento. Algumas empresas trabalham com um fluxo de caixa pouco organizado, o que pode gerar pendências ou problemas financeiros rapidamente em caso de emergências.
Isso geralmente se deve ao fato de que os recebimentos de dinheiro são muito espaçados, enquanto as retiradas para pagamentos são feitas de uma vez só.
Um índice de PMR alto indica problemas na gestão de crédito da empresa, como a concessão de prazos longos de pagamento ou a venda para clientes com alto risco de inadimplência.
Essa métrica deve sempre equilibrar as ofertas promocionais para os clientes (por meio de prazos razoáveis de pagamento), mas sem comprometer as entradas financeiras no caixa da empresa.
Taxa de inadimplência
Nenhum empresário deve desconsiderar as taxas de inadimplência na hora de realizar o controle de pagamentos. Mesmo que essa inadimplência não seja tão alta, ela pode estar prejudicando o seu fluxo de entradas e comprometendo o caixa da empresa.
Idealmente, as taxas de inadimplência de qualquer prestadora de serviços deve ser zero ou próxima de zero.
Sabemos que nem sempre isso é possível, mas adotar estratégias como o oferecimento de desconto para pagamentos à vista, elaboração de políticas claras de pagamento e equilibrar a análise de risco são ações precisas para reduzir este índice.
Quais são os erros comuns no controle de pagamento em instituições de saúde?
Qualquer empresa, independentemente de qual seja o seu porte ou experiência de mercado, está suscetível a cometer erros de gestão contábil-financeira. Em instituições de saúde erros podem ser perigosos, uma vez que o mercado é competitivo e os custos são altos com relação a outros setores.
Abaixo detalhamos quais são os quatro principais erros cometidos na gestão financeira de uma empresa de saúde:
1. Falta de registro adequado das transações
Nada pode ser mais perigoso para o caixa de uma empresa do que o registro incorreto das transações de entrada e saída de recursos.
Muitas vezes, funcionários incapacitados ou gestores negligentes podem levar a uma cultura de não registrar informações e transações relevantes para o negócio, desorganizando o fluxo de pagamentos.
Registrar corretamente as entradas e saídas é fundamental para a saúde financeira do negócio e auxilia no pagamento correto de impostos e prestação de contas aos sócios e investidores.
É por meio desses registros que é possível ter uma visão completa da situação financeira da empresa, o que possibilita aos gestores tomadas de decisões estratégicas mais assertivas.
Para fazer isso de forma eficiente você pode fazer isso por meio de livros-caixa (simples, mas que exige mais disciplina na atualização), softwares de contabilidade (que automatizam e facilitam o monitoramento).
A contratação de um contador ou uma assessoria contábil também pode facilitar e organizar os processos de registro. Esses profissionais sabem como fazer os registros e análises da forma correta, evitando erros e custos adicionais.
Independente da forma escolhida, é importante:
- Registrar todas as transações: entradas e saídas, inclusive descrevendo se elas ocorreram com o uso de dinheiro, cartões, cheques ou Pix.
- Manter a documentação organizada: comprovantes de despesas, notas fiscais, extratos bancários, etc.
- Realizar o registro de forma regular: diariamente ou semanalmente, para evitar acúmulo de informações.
2. Desatualização das informações financeiras
Lidar com informações financeiras desatualizadas pode gerar o caos no setor financeiro da sua empresa. As informações de entradas e saídas, bem como as previsões, devem ser tão atualizadas quanto possível.
Isso dá mais clareza na tomada de decisões e correções de rota, facilitando assim o controle geral das finanças da empresa.
3. Ausência de políticas de cobrança
A falta de políticas de cobrança claras e bem definidas é um dos principais erros que podem comprometer o controle de pagamento em instituições de saúde. Não ter um processo formal para isso dificulta a recuperação de valores em aberto, podendo gerar perdas financeiras relevantes
Com isso, torna-se mais difícil monitorar o fluxo de caixa e prever receitas futuras, comprometendo a saúde financeira da instituição.
4. Depender excessivamente de processos manuais
Processos manuais são verdadeiros matadores de produtividade e podem gerar uma cadeia de erros bastante perigosa. Sempre que possível, um gestor deve buscar automações em sua operação, sobretudo quando estamos falando de dinheiro.
Esses processos manuais e que dependem da revisão humana devem ser evitados, pois isso fortalece más práticas de gestão como o “jeitinho” com a contabilidade criativa ou erros não intencionais.
Atualmente há uma série de produtos como softwares destinados ao setor da saúde que facilitam o controle de pagamentos e a gestão financeira dos negócios. Substituir as velhas planilhas por estes softwares pode trazer economia já a curto prazo, uma vez que aumentam a produtividade e reduzem os erros.
Além disso, atualmente a curva de aprendizado destes softwares está cada vez menor, reduzindo barreiras tecnológicas e o tempo de treinamento necessário para que uma equipe esteja capacitada para utilizá-las.
Conclusão
Ao longo deste artigo citamos que manter um controle de pagamentos eficaz é um dos princípios do sucesso para a gestão financeira de um negócio na área da saúde.
Sem isso, é possível que haja a formação de glosas, atrasos de pagamentos e recebimentos e desorganização completa do fluxo de caixa. Caso isso se prolongue por algum tempo pode haver consequências desastrosas para o futuro da empresa.
Para ter um bom controle de contas a pagar e a receber na sua empresa é importante:
- Registrar entradas e saídas de forma adequada e completa;
- Conciliar os recebimentos;
- Monitorar o fluxo de caixa;
- Investir em treinamento e tecnologia;
- Buscar assessoria profissional.
Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender melhor sobre a importância da organização financeira da sua empresa!
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