- O primeiro passo para evitar o cancelamento de consultas é entender os principais os motivos das desistências;
- Se comunicar com os pacientes desde a marcação até a véspera da consulta ajuda a evitar o cancelamento. Treinar a equipe e analisar o nível de satisfação também são importantes;
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O cancelamento de consultas prejudica o fluxo de trabalho dos médicos e também de quem está no atendimento da clínica. Afinal, de um lado, o profissional deixa de atender, podendo ficar ocioso neste tempo.
Do outro, ou seja, quem está na recepção ou na parte administrativa, precisa fazer um jogo das cadeiras para preencher horários e realocar pacientes.
A questão é que, independente do lado, todos podem contribuir para a redução da taxa de cancelamento de consultas nas clínicas e hospitais.
Quer saber como?
Continue a leitura deste conteúdo e confira 8 dicas testadas e comprovadas que ajudam a reduzir a taxa de cancelamento.
Confira os seguintes tópicos:
- Cancelamento de consultas: por que os pacientes desistem de ir a sua clínica?
- 7 dicas para evitar o cancelamento de consultas
- Procurando profissionais para trabalhar na sua clínica ou novas oportunidades? Conheça a Sinaxys!
Cancelamento de consultas: por que os pacientes desistem de ir à clínica?
São vários os motivos pelos quais os pacientes acabam desistindo de ir às primeiras consultas e até ao retorno. Neste último caso, a melhora do quadro é uma das principais razões.
A questão é que, nem sempre, será possível evitar o cancelamento ou a desistência. Afinal, é preciso considerar situações em que o paciente possa ter imprevistos pessoais e não consiga comparecer à clínica.
Mas não é por causa disso que você vai assumir uma postura passiva, ou seja, aguardar a posição do paciente e só depois tomar uma decisão. A saída é optar por alguns mecanismos para reduzir a taxa de cancelamento, facilitando a alocação dos horários e dos profissionais.
Pensando numa forma prática para ajudar você diante de situações como essa, listamos 7 dicas para reduzir a taxa de cancelamento de consultas e preencher horários. Continue lendo e confira quais são no próximo item.
7 dicas para evitar o cancelamento de consultas
1.Entenda o que há por trás de cada cancelamento de consulta
Como falamos, o paciente pode ter tido um imprevisto ou então até uma melhora no tratamento. Porém, será mesmo que esses são os motivos principais dos cancelamentos ou ausência nas consultas?
Infelizmente, outras razões podem estar por trás dessa falta do paciente ao consultório, como dificuldade na comunicação e até um atendimento ruim.
Dessa forma, se você é dono de uma clínica, converse com a sua equipe de atendimento para entrarem em contato com o paciente faltoso e entender o real motivo da ausência.
Uma dica é ter funcionários distintos para fazer esse atendimento, ou seja, pessoas diferentes para marcar as consultas e fazer o pós-atendimento.
E, se você é médico, atende em um consultório e está notando que os seus pacientes estão faltando, converse com o administrador da clínica para entender esses motivos.
2.Ofereça treinamentos para sua equipe de atendimento
Os treinamentos de atendimento e até mesmo de vendas são fundamentais para desenvolver as habilidades de comunicação dos colaboradores. O que é muito importante para reverter um cancelamento e/ou agendar um novo horário.
Mas o atendimento da minha clínica não é ruim, ninguém reclama.
Oferecer treinamentos não significa que o seu atendimento é ruim e sim, que você deseja refinar a forma como os seus colaboradores entram em contato com os pacientes.
E, mesmo que você não tenha um consultório, não deixe de dar essa sugestão para o administrador do local.
3.Reforce a comunicação com paciente entre a marcação e o pós
Considere um paciente que entra em contato hoje para marcar uma consulta apenas no mês seguinte. Agora, responda essa pergunta: quando você acha que a sua clínica deve relembrá-lo: um dia ou uma semana antes? Poucas horas, talvez?
Para evitar o cancelamento de consultas, crie um fluxo de atendimento eficiente para lembrar o paciente do seu horário. Respondendo à pergunta acima, ele pode ser lembrado uma semana, um dia e até mesmo poucas horas antes do atendimento.
Ao fazer isso, você ganha tempo para se planejar e alocar um novo paciente, sem deixar de perder aquele horário.
Além disso, não abra mão da comunicação no pós-atendimento. O objetivo é entender como está a saúde do paciente, o seu nível de satisfação com o tratamento da clínica e, se possível, agendar um novo retorno.
4.Aposte em chatbots
Montar uma equipe que fique disponível 24 horas e 7 dias por semana para atender todos os pacientes em tempo real pode sair bem caro, concorda?
O melhor caminho é contar com o apoio da tecnologia e apostar em chatbots, robôs de atendimento que enviam e respondem mensagens automáticas.
Com este recurso, é possível lembrar o paciente automaticamente dos horários das consultas e ainda atendê-los em tempo real, independente do horário que entrarem em contato.
Porém, ao usar um chatbot, é indispensável contar com auxílio de um profissional de TI e escrever as mensagens da forma mais humanizada possível.
Se você ainda não é dono da sua própria clínica, também pode sugerir este recurso ao dono do local onde trabalha.
5.Meça o nível de satisfação dos seus pacientes
Seus pacientes estão satisfeitos como atendimento que recebem da sua clínica?
Muitas vezes, por conta de um ou outro elogio, o gestor acaba achando que o atendimento está perfeito e sem falhas. Mas, para ter uma boa certeza sobre isso, é indispensável medir o nível de satisfação dos pacientes.
Nesta dica, um chatbot também pode ajudar, com mensagens automáticas para que o paciente dê uma nota para o atendimento recebido. Ao final de um período, você poderá emitir o relatório para avaliar os resultados encontrados.
6.Solicite pagamento antecipado
Muitos estabelecimentos da saúde solicitam uma parte do pagamento da consulta para reservar um horário na agenda do médico. Este mecanismo ajuda e muito a reduzir os cancelamentos.
Assim, mesmo que o paciente não compareça à consulta, você não terá 100% de prejuízo, uma vez que parte da consulta já foi paga.
7.Monte uma lista de espera
A lista de espera é outro recurso que, além de ajudar na realocação de horários, estimula o senso de urgência de escassez. Afinal, se determinado médico não está com horário disponível, o paciente entenderá que, caso ele falte, terá dificuldades em conseguir um novo horário.
No entanto, para que o paciente tenha essa sensação, ele precisa ser informado no ato do atendimento que, caso ele falte, seu nome será colocado numa lista de espera, devido à demanda.
Procurando médicos para trabalhar na sua clínica ou novas oportunidades? Conheça a Sinaxys!
Tem uma clínica e está com dificuldades para encontrar médicos para trabalhar? Ou então, é profissional da saúde e está em busca de nodas oportunidades?
Nas duas situações, a Sinaxys pode te ajudar.
A Sinaxys é uma plataforma que conecta profissionais da saúde às oportunidades de trabalho. Funciona assim:
- Clínicas e hospitais anunciantes se cadastram na Sinaxys acessando este link para divulgar as suas vagas disponíveis. É possível inserir o valor pago, quantidade de horas e até anexar fotos do local. Tudo isso por um preço bem acessível;
- Agora, se você é médico e está em busca de novas oportunidades, é só baixar o App da Sinaxys, procurar as vagas disponíveis e se candidatar, sem pagar nada.
A Sinaxys está presente em toda região sul, no Estado de São Paulo e em Minas Gerais. Até agora, mais de 7.000 profissionais estão cadastrados em nossa base.
Com a Sinaxys, médicos e donos de clínicas de ganham tempo e agilidade para atingir os seus objetivos. Clique aqui para conhecer melhor essa plataforma!
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