O processo de faturamento de convênios é um aspecto crucial na gestão de uma clínica ou consultório médico, que tem uma influência direta na sustentabilidade financeira da prática médica.
Segundo uma pesquisa realizada pela Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp), aproximadamente 4,5% da receita líquida dos hospitais associados está retida por causa de glosas.
Glosa, no contexto do setor de saúde, refere-se à rejeição total ou parcial de um valor cobrado pelo prestador de serviços médicos.
Esse cenário aponta para a necessidade crítica de entender como é o processo de faturamento, quem é responsável por conduzi-lo e quais são as suas etapas.
coEvitar equívocos no faturamento e glosas se torna fundamental para evitar perdas financeiras, que podem ser significativas se não forem adequadamente gerenciadas.
Neste post, exploraremos detalhadamente o processo de faturamento de convênios, as melhores práticas a seguir e as armadilhas a evitar. Se você é médico, profissional de saúde ou gestor de clínicas e quer aprender mais sobre esse processo, continue lendo!
Este artigo foi escrito para orientá-lo nessa tarefa complexa, oferecendo dicas úteis para que você possa gerir de forma eficaz o faturamento em sua clínica ou consultório.
Vamos desvendar juntos as melhores estratégias para lidar com o faturamento de convênios e evitar perdas financeiras por conta de repasses bloqueados pelas operadoras de saúde devido à este equívocos.
O que é o faturamento de convênios?
O faturamento de convênios refere-se ao processo administrativo e financeiro através do qual os serviços médicos prestados aos beneficiários de um convênio são faturados para a respectiva operadora de plano de saúde.
Esse processo envolve a geração de faturas detalhadas, contendo informações sobre a natureza dos serviços prestados, os custos associados e outras informações relevantes.
Embora seja um conceito simples na teoria, na prática o faturamento de convênios pode ser bastante complexo, pois varia conforme a natureza do convênio e dos serviços prestados.
Alguns tipos de convênios que exigem processos específicos de faturamento incluem:
- Convênios com operadoras de planos de saúde: neste caso, o processo de faturamento envolve o detalhamento dos serviços prestados, o que pode incluir consultas, exames, procedimentos cirúrgicos, internações, entre outros.
- Convênios com empresas: algumas empresas têm convênios com clínicas ou consultórios médicos para oferecer serviços de saúde aos seus funcionários. Nesses casos, o processo de faturamento deve contemplar as particularidades deste tipo de convênio.
- Convênios com entidades governamentais: no caso de convênios com entidades do governo, o processo de faturamento pode envolver requisitos específicos, de acordo com as regras e regulações governamentais.
Qual é o objetivo do faturamento de convênios?
O principal objetivo do faturamento de convênios é estabelecer uma prestação de contas clara e transparente entre os parceiros comerciais na área da saúde.
De um lado, temos a clínica ou o consultório médico que fornece os serviços de saúde; do outro, a operadora do convênio que se compromete a remunerar esses serviços.
Por isso, para fazer o faturamento de convênios da forma correta, o ideal é ter procedimentos bem definidos. Isso ajuda a garantir a organização interna da clínica, que envolve processos e documentações que reduzem problemas com os parceiros.
Diferentes empresas ou operadoras de saúde podem exigir diferentes tipos de informações, e uma abordagem padronizada e estruturada de faturamento pode facilitar a adesão a esses requisitos.
Além disso, um processo de faturamento bem gerenciado pode contribuir para a rentabilidade da clínica ou consultório.
Ao garantir que todos os serviços prestados sejam adequadamente faturados e que as faturas sejam pagas em tempo hábil, evita-se a perda de receita e garante-se a sustentabilidade financeira do negócio.
Quem faz o faturamento de convênios?
O faturamento de convênios ou o faturamento hospitalar pode ser realizado por diferentes profissionais em uma clínica médica, dependendo do tamanho e estrutura do estabelecimento.
Em clínicas menores, a tarefa pode recair sobre gestores ou funcionários da administração ou contabilidade que tenham familiaridade com o processo financeiro.
Eles são os responsáveis por garantir que todas as informações relevantes sejam coletadas, registradas e enviadas às operadoras de convênios para reembolso.
No entanto, em clínicas e hospitais maiores, existe uma demanda por um profissional dedicado para essa função: o faturista de clínica médica.
Este profissional desempenha um papel essencial na gestão financeira da clínica, garantindo que o faturamento seja realizado corretamente e de forma eficiente.
Qual a função de quem faz faturamento?
Um faturista é encarregado de várias tarefas importantes, incluindo:
- Revisar e conferir as informações sobre os atendimentos realizados pela clínica, assegurando que todos os procedimentos, exames e consultas estejam corretamente registrados;
- Garantir que todos os serviços sejam devidamente faturados para as operadoras de convênios, de acordo com as regras e regulamentos específicos de cada convênio;
- Resolver possíveis glosas, que ocorrem quando as operadoras de convênios rejeitam parte ou a totalidade de uma fatura por causa de erros ou omissões;
- Manter um registro preciso e atualizado de todas as atividades de faturamento.
Quanto um faturista de clínica ganha?
A remuneração de um faturista de clínica médica pode variar dependendo da localização, tamanho da clínica e nível de experiência do profissional.
Segundo dados do site salario.com.br, a média salarial de um faturista no Brasil gira em torno de R$ 2.026,81 mensais para uma jornada de trabalho de 44 horas semanais. O salário pode chegar até R$ 3.800,00 para profissionais experientes.
De acordo com a mesma fonte, a principal formação para atuar como faturista é o ensino médio completo, embora profissionais com formação técnica ou superior em áreas como administração, contabilidade ou gestão hospitalar também sejam comuns.
Faturamento médico terceirizado
A terceirização do faturamento médico é uma alternativa que muitas clínicas exploram.
Ao contratar uma empresa ou profissional terceirizado para lidar com o faturamento, as clínicas podem se concentrar em sua principal competência – a prestação de serviços de saúde – e deixar a complexidade do faturamento nas mãos de especialistas.
Aqui estão algumas vantagens e desvantagens de optar pela terceirização do faturamento médico:
| Vantagens | Desvantagens |
| Acesso a especialistas dedicados em faturamento de convênios, que podem lidar com complexidades e questões específicas. | Perda de controle direto sobre o processo, pois a responsabilidade é transferida para uma empresa externa. |
| Redução de custos com a contratação de profissionais CLT, já que a terceirização pode eliminar custos associados a benefícios e encargos sociais. | Possíveis problemas de comunicação ou coordenação com a empresa terceirizada. |
| Mais tempo para a equipe se concentrar no atendimento aos pacientes e em outras funções críticas da clínica. | A qualidade do serviço pode variar, dependendo da competência e confiabilidade da empresa terceirizada. |
A decisão de terceirizar o faturamento médico deve ser cuidadosamente ponderada, levando em consideração o tamanho da clínica, o volume de faturamento e a competência interna para lidar com o faturamento de convênios.
Importância de se fazer o faturamento de convênios da forma correta
Realizar um faturamento de convênios preciso e eficaz é crucial para a sustentabilidade financeira de uma clínica médica.
Como você já viu ao longo deste texto, um processo inadequado de faturamento pode levar a consequências significativas, desde a rejeição de reembolsos até a perda de receita.
Isso pode, em última instância, afetar a capacidade da clínica de continuar a prestar serviços de alta qualidade aos seus pacientes.
Um bom faturista é fundamental neste processo. Este profissional precisa entender as particularidades de cada convênio e garantir que todos os serviços prestados sejam faturados corretamente.
Além disso, é importante que a clínica tenha procedimentos claros e bem definidos para o faturamento.
Isso pode incluir a documentação adequada de todos os serviços prestados, o registro correto de todas as informações necessárias para o faturamento, e a verificação regular do processo de faturamento para identificar e corrigir possíveis erros.
Impacto financeiro do faturamento de convênios na clínica
O impacto financeiro de um faturamento de convênios mal feito pode ser significativo. Glosas e rejeições de faturas podem levar a atrasos no pagamento e até mesmo a perda de receita.
Além disso, se os erros não forem corrigidos, eles podem se repetir em futuras faturas, causando perdas contínuas.
Cada serviço não reembolsado ou subfaturado resulta em receita perdida para a clínica.
Em grande escala, isso pode afetar a lucratividade da clínica e sua capacidade de investir em melhorias de infraestrutura, contratação de profissionais ou expansão de serviços.
Por outro lado, um faturamento de convênios eficiente pode otimizar a rentabilidade da clínica. Quando os serviços são faturados corretamente e os pagamentos são recebidos em tempo hábil, a clínica tem um fluxo de caixa saudável.
Isso permite que a clínica opere de forma mais eficaz e continue a fornecer um alto padrão de atendimento aos seus pacientes.
Como é feito o faturamento de convênios?
O faturamento de convênios é um processo detalhado que requer precisão e atenção a uma variedade de fatores. O processo envolve várias etapas, desde o preenchimento das guias de procedimentos e atendimentos até a conferência após o pagamento.
Preenchimento das guias de procedimentos e atendimentos
A primeira etapa do faturamento de convênios é o preenchimento das guias de procedimentos e atendimentos.
Este é um documento essencial que registra todas as informações sobre o atendimento prestado ao paciente, incluindo o tipo de serviço prestado, diagnósticos, medicamentos prescritos e procedimentos realizados.
O preenchimento preciso e completo dessas guias é crucial para assegurar que a clínica seja reembolsada adequadamente pelos serviços prestados.
Fechamento de um lote de guias referentes a um determinado período
Após o preenchimento das guias, as mesmas são agrupadas em lotes para um determinado período, normalmente mensal. Este lote é então preparado para envio à operadora do convênio.
O fechamento do lote envolve a revisão de todas as guias para assegurar que todas as informações necessárias estejam presentes e corretas.
Envio do extrato de procedimentos para cobrança junto à operadora conveniada
Uma vez que o lote de guias está pronto, um extrato de procedimentos é gerado e enviado à operadora do convênio para cobrança. Este extrato contém detalhes de todos os serviços prestados aos pacientes durante o período de cobrança.
O envio correto deste extrato é fundamental para assegurar que a clínica seja reembolsada pelos serviços prestados.
Período de hiato
Após o envio do extrato de procedimentos, inicia-se o período de hiato. Este é o período em que a operadora do convênio revisa o extrato e processa o pagamento.
Durante este período, a clínica deve monitorar de perto o status da cobrança e estar preparada para responder a quaisquer perguntas ou esclarecimentos que a operadora possa ter.
Conferência após o pagamento ser efetuado
Finalmente, uma vez que o pagamento foi feito pela operadora do convênio, a clínica realiza uma conferência. Isso envolve a verificação de todos os pagamentos recebidos em relação aos serviços faturados no extrato de procedimentos.
Qualquer discrepância deve ser investigada e resolvida, e qualquer glosa deve ser contestada adequadamente.
Este processo de conferência assegura que a clínica recebeu o pagamento correto pelos serviços prestados.
Como evitar equívocos no faturamento de convênios?
Conheça bem todo o processo de faturamento de convênios
Para evitar equívocos no faturamento de convênios, é essencial ter um conhecimento profundo do processo de faturamento e entender as diferenças entre os diferentes convênios.
Cada convênio pode ter suas próprias regras e procedimentos para o faturamento, e pequenas diferenças podem levar a grandes erros.
Uma maneira eficaz de lidar com isso é por meio da uniformização dos processos de faturamento. Isso pode envolver a criação de um conjunto padrão de procedimentos que podem ser adaptados para cada convênio.
Além disso, o uso de sistemas automatizados pode ajudar a reduzir a possibilidade de erros humanos.
Tenha profissionais capacitados para fazer o faturamento de convênios
Idealmente, o faturamento de convênios deve ser feito por profissionais capacitados e especializados nesta tarefa. Dependendo do tamanho e da estrutura da clínica, isso pode ser um profissional específico, como um faturista de clínica médica.
Há diversas formações e cursos que um profissional pode buscar para se especializar em faturamento de convênios, desde graduações em áreas relacionadas à saúde e gestão, até cursos de pós-graduação e cursos livres que oferecem um conhecimento mais específico sobre o processo de faturamento de convênios.
Preze pela organização no registro de atendimentos e procedimentos e preenchimento das guias
A organização é um dos pilares para um faturamento de convênios eficaz e livre de erros.
O registro de atendimentos e procedimentos deve ser feito de maneira organizada e sistemática, garantindo que todas as informações necessárias sejam coletadas e documentadas corretamente.
As guias de faturamento devem ser preenchidas com precisão, e sempre que possível, os processos devem ser automatizados para reduzir a chance de erros humanos.
Um sistema eficaz pode até mesmo sinalizar possíveis erros de preenchimento antes que sejam enviados para as operadoras, garantindo que os reembolsos sejam processados sem problemas.
Tenha um bom sistema de conferência de pagamentos para evitar glosas
Ter um sistema eficaz de conferência de pagamentos é essencial para evitar glosas. Uma glosa ocorre quando uma operadora de convênio rejeita parte ou todo um pagamento devido a erros ou inconsistências no faturamento.
Motivos comuns para glosas incluem:
- Informações clínicas ou de paciente incompletas ou incorretas;
- Erros de codificação de procedimentos;
- Falta de autorização prévia para procedimentos específicos;
- Faturamento tardio além do período permitido.
Para evitar glosas, é importante ter um sistema de conferência que verifica se todas as informações estão corretas e completas antes do envio das guias, e que revisa todos os pagamentos recebidos para garantir que correspondam aos serviços faturados.
Além disso, é essencial que haja um acompanhamento cuidadoso de todas as glosas, para entender suas causas e evitar a repetição dos mesmos erros no futuro.
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Conclusão
Ao analisar a importância do faturamento de convênios para clínicas, hospitais e consultórios, fica evidente que se trata de uma prática indispensável para a saúde financeira desses estabelecimentos.
Assegurando um fluxo constante de receitas, o faturamento de convênios não só garante a sustentabilidade do negócio, mas também permite aprimorar continuamente a qualidade do atendimento ao paciente.
No entanto, gerenciar essas relações com os convênios pode ser um processo complexo e trabalhoso.
Daí a relevância de contar com ferramentas eficientes e confiáveis que facilitam essa gestão, reduzindo a possibilidade de erros, atrasos e problemas de comunicação que possam afetar o faturamento.
Estratégias e soluções tecnológicas voltadas para o gerenciamento do faturamento de convênios são cruciais nesse cenário.
Eles auxiliam na agilização do processo, no controle minucioso de dados e no cumprimento correto das obrigações contratuais, garantindo a satisfação tanto do paciente quanto do profissional de saúde.
Para finalizar, é essencial ressaltar que a correta gestão do faturamento de convênios é um aspecto vital para a prosperidade de qualquer instituição de saúde.
Portanto, é um investimento que vale a pena, tanto em tempo quanto em recursos, para garantir a eficiência e a eficácia desta operação vital.
