Assim como em qualquer organização, o planejamento estratégico hospitalar é essencial para o melhor funcionamento de uma instituição de saúde.
Isso se dá pois o planejamento estratégico é um processo que ajuda os gestores a visualizarem os pontos fortes e fracos dentro da organização, fazendo com que sejam traçadas ações para que se chegue a determinados objetivos.
Porém, fazer esse planejamento não é uma tarefa tão simples. São necessárias algumas etapas e ferramentas que ajudem o gestor a enxergar a organização como um todo, para que ele possa colher os dados necessários e definir suas metas. E tudo isso deve ser feito de forma minuciosa, afinal, a área da saúde é uma área bastante sensível.
A seguir, preparamos um guia para te ajudar a entender as etapas de construção de um planejamento estratégico hospitalar e como elaborá-lo. Confira!
O que é planejamento estratégico hospitalar?
Planejamento estratégico hospitalar é o processo que visa a manutenção e o crescimento daquela determinada organização de saúde. Ele deve identificar o estado inicial da unidade, visualizar o estado desejado para o futuro e traçar um roteiro para que o objetivo seja alcançado.
Em outras palavras, é manter um equilíbrio entre os objetivos e os recursos disponíveis, visando as mudanças e as oportunidades do mercado. O ponto principal é o futuro daquela clínica ou hospital pela visão do gestor.
Sendo assim, podemos dizer que o planejamento estratégico hospitalar propõe um conjunto de ações que podem ajudar a organização a se adaptar ao ambiente mutável do mercado com a ajuda de ferramentas e da convergência de objetivos entre os líderes e colaboradores.
Qual o principal objetivo do planejamento estratégico hospitalar?
O principal objetivo do planejamento hospitalar é orientar a gestão. Ou seja, ele deve guiar os passos que serão dados pelos gestores em busca de um objetivo pré-estabelecido.
A princípio, pode parecer que o planejamento é voltado para o longo prazo, porém, ele também serve para orientar ações de curto e médio prazo para que seja possível alcançar as mudanças necessárias.
Por exemplo, se a organização não está apresentando resultados financeiros satisfatórios no momento, é preciso identificar onde está o problema e, a partir de então, tomar medidas imediatas para que o faturamento aumente e passe a atender às necessidades. Ou seja: é preciso focar em um planejamento.
Qual a importância do planejamento estratégico hospitalar?
O planejamento estratégico hospitalar é importante pois dá um norte à gestão da organização de saúde, mostrando o que deve ser feito para que determinados objetivos sejam alcançados.
Com um planejamento bem feito, é possível, por exemplo, reduzir o desperdício de insumos, controlar processos e implementar protocolos que sejam capazes de aumentar a produtividade dos funcionários da organização, o que tem relação direta com a experiência dos pacientes atendidos.
Veja abaixo de quais formas o planejamento estratégico hospitalar pode impactar o funcionamento de uma unidade de saúde.
Planejamento estratégico hospitalar e a eficiência no serviço
Como comentamos acima, o planejamento estratégico pode impactar diretamente na experiência do paciente. Isso porque ele será capaz de identificar pontos de falhas que possam estar interferindo negativamente no atendimento.
Por exemplo, se é notado que a espera para receber atendimento está muito longa, o planejamento deve sugerir formas de otimizar o prosseguimento, seja com a contratação de novos funcionários, com ferramentas mais eficientes ou com uma nova dinâmica de encaminhamento.
Planejamento estratégico hospitalar e a montagem do quadro de pessoal
O planejamento estratégico pode auxiliar na montagem do quadro de pessoal na medida em que permite uma visualização da organização como um todo. Melhor dizendo, o planejamento permite visualizar em que áreas o serviço está sendo feito com eficiência e onde há falhas.
Dessa maneira, fica mais fácil entender onde há necessidade de contratação de reforços para a equipe por motivos de sobrecarregamento, assim como onde há ineficiência.
Portanto, antes de partir para a contratação de novos funcionários, é possível “arrumar a casa”, posicionando peças chave, substituindo ou transferindo para outras áreas as peças que não estão funcionando de acordo com o desejado.
Redução de custos desnecessários
Quando o hospital realiza ações baseadas em um planejamento estratégico, é possível prever gastos, as necessidades de investimentos e onde devem ser realizados os cortes. Além disso, no planejamento deve constar um descritivo de gastos com cada uma das ações a serem realizadas ao longo do processo para alcançar os objetivos em questão.
Dessa maneira, a organização consegue se preparar financeiramente e, então, economizar recursos, gerando estabilidade e, até mesmo, lucro.
Confira: Administração Hospitalar: saiba como reduzir custos e aumentar o faturamento
Quais as etapas do planejamento médico hospitalar?
Existem algumas etapas essenciais que devem ser seguidas para que um bom planejamento estratégico hospitalar seja desenvolvido. Conheça, a seguir, quais são elas.
Análise da posição do hospital no mercado da saúde no momento
A primeira coisa que deve ser feita ao iniciar um planejamento estratégico hospitalar é uma autoavaliação para entender qual a posição da organização no mercado da saúde.
Para isso, é preciso entender seus ambientes interno e externo para visualizar os riscos e as oportunidades aos quais está exposto. No cenário interno é possível observar características sobre o atendimento, por exemplo. No caso do cenário externo, o que será observado será a concorrência e os eventos que podem interferir no desenvolvimento e nos resultados do negócio.
Definição da missão, visão e valores da instituição
Em seguida, é hora de definir quais serão a missão, a visão e os valores do hospital.
A missão é o que dá destaque ao diferencial do hospital em relação aos concorrentes, é o que define o porquê de aquela organização existir.
Já a visão é um objetivo traçado com base em princípios que visam a melhoria contínua e a busca pela excelência.
Por sua vez, os valores são definidos por palavras-chave que dão direção aos serviços prestados pelo hospital e explicam quais são suas prioridades.
É importante ressaltar que as três diretrizes devem ter objetivos complementares para que façam sentido e levem a uma gestão bem-sucedida.
Definição do plano estratégico de ação
A etapa derradeira é, enfim, a definição do plano estratégico de ação. Tal plano deve contemplar iniciativas que tragam impactos para a organização como um todo, como, por exemplo, um fomento à educação continuada para elevar o nível do serviço prestado no hospital.
É importante usar os dados internos, do mercado, as ideias de colaboradores e das lideranças para desenvolver as soluções necessárias para que a unidade de saúde possa aproveitar as oportunidades, além de diminuir os riscos.
Para isso, deve-se, também, determinar propósitos, prazos e pessoas responsáveis por cada uma das ações, de forma a facilitar o acompanhamento do andamento do plano.
O que fazer após a definição do planejamento estratégico hospitalar?
Agora que o planejamento estratégico já está definido, é hora de colocá-lo em prática. Veja abaixo como aplicar.
Execução do plano estratégico
Chegou o momento de implantar na prática o que foi planejado. Nesta fase, é necessário usar métodos para facilitar o acompanhamento do progresso do plano, observando se as metas estão encaminhadas para serem cumpridas.
Uma boa ideia para esta fase é usar um kanban, que nada mais é que o sistema de colunas e cartões coloridos para separar as tarefas em andamento das já concluídas.
Nesta etapa, é fundamental o acompanhamento das lideranças e dos responsáveis por cada ação do planejamento.
Avaliação de resultados
Na fase de avaliação será possível averiguar o cumprimento das metas pré-estabelecidas, além de identificar as falhas e as oportunidades de melhoria.
A avaliação pode ser feita por meio do uso de indicadores, que funcionam como parâmetros de comparação. Um exemplo desses indicadores é o ROI (Retorno Sobre Investimento), que, como o próprio nome já diz, avalia os resultados com base no que foi investido, mostrando se tal investimento valeu a pena ou não.
Assim, se forem percebidos erros ou inadequações, eles poderão ser corrigidos de forma rápida a fim de não atrapalhar o desenvolvimento da estratégia e para que ela se torne mais eficaz.
Como fazer o planejamento estratégico hospitalar utilizando a matriz SWOT?
A matriz SWOT, também chamada de FOFA, é uma análise sobre os pontos que avaliam as estratégias da empresa, neste caso, o hospital. Por meio dela é possível observar cenários e entender quais caminhos a gestão deve seguir para que os planos sejam mais eficazes.
Sendo assim, a aplicação da matriz SWOT em hospitais pode ser de grande valia para que o planejamento estratégico hospitalar proporcione melhor atendimento aos pacientes, melhor saúde financeira para a organização e melhor cenário para aquela instituição.
Veja a seguir o que é a matriz SWOT e exemplos de como aplicá-la no planejamento estratégico hospitalar.
O que é a matriz SWOT?
A sigla SWOT significa Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Essa ferramenta tem como principal função avaliar os cenários interno e externo da organização para que, então, seja possível encontrar as melhores estratégias para que ela cresça dentro de seu mercado.
No ambiente interno, a matriz SWOT identifica as forças e fraquezas da instituição, enquanto as ameaças e oportunidades são observadas no ambiente externo.
As forças podem ser características como a localização, profissionais de renome e estrutura, por exemplo. As fraquezas, por sua vez, podem ser atendimento lento, falta de estacionamento para os pacientes ou equipamentos antigos.
Já as ameaças podem ser fatores como uma crise econômica, por exemplo. Quanto às oportunidades, podem ser coisas como novos tratamentos no mercado.
Quanto maior o número de informações recolhidas em cada um dos quadrantes, mais eficiente será a análise.
Exemplo de planejamento estratégico hospitalar com uso da matriz SWOT
Veja a seguir um exemplo de aplicação da matriz SWOT em planejamento estratégico hospitalar feito pelo Hospital Estadual Alberto Rassi:
| Análise do Ambiente Interno | |
| Forças | Fraquezas |
| • Nome da Instituição
• Projetos com foco na humanização da assistência; • Comunicação interna eficaz; • Equipe de Tecnologia da informação capacitada e com domínio sobre os softwares de gestão; • Equipes Médica, Multiprofissional e de Enfermagem especializadas; • Estrutura física adequada; • Residência Médica e Multiprofissional; • Educação Permanente; • Modelo de Gestão; • Participação no PROADI-SUS/MS; • Programa de capacitação; • Hospital Ensino certificado pelo MEC e MS. |
• Baixa adesão aos protocolos assistenciais;• Processo/Tempo de substituição de RH lento;
• Gestão do Corpo Clínico; • Gestão documental da qualidade; • Obsolescência gradual dos equipamentos de informática; • Fonte única de recursos; • Ausência de fornecedores e prestadores de serviços qualificados no mercado; • Ausência de processo seletivo interno; • Obsolescência gradual dos equipamentos médico-hospitalares. |
| Análise do Ambiente Externo | |
| Oportunidades | Ameaças |
| • Habilitação em novos serviços
• Acreditação em Nível Internacional; • Habilitações em programas de referência do MS (Ex.: Doenças Raras, Projeto TX e outros); • Descentralização do atendimento de saúde no estado de Goiás (Ex.: CEAD); • Implantação do e-Saúde pelo Ministério da Saúde com vistas a atender aos princípios básicos de qualidade dos quitados de saúde até 2020. |
• Instabilidade do cenário econômico e financeiro Brasil/Goiás;• Mudança no cenário político do Brasil/Goiás;
• Judicialização da Saúde; • Baixo índice de vacinação da população; • Envelhecimento da população; • Modelo de Gestão da Saúde Pública; • Pacientes regulados sem considerar o perfil do HGG (habilitações, capacidade instalada, hospital de ensino e pesquisa); • Absenteísmo de pacientes – compromete o cumprimento de metas contratuais. |
Quais os maiores desafios para a elaboração e implementação de um planejamento estratégico hospitalar?
Os desafios na elaboração de um planejamento estratégico hospitalar são muitos, mas podemos dizer que, o principal deles é que, por lidarem de forma direta com a vida e a saúde das pessoas, as organizações acabam por priorizar a assistência aos pacientes em detrimento das questões financeiras ou, em caso de recursos escassos, priorizam o financeiro em detrimento do social.
Porém, o equilíbrio entre o lado assistencial e financeiro é crucial para que o negócio crie condições de sustentabilidade, tornando-se um grande desafio para o gestor.
Outro ponto é a forma hierarquizada e verticalizada em que as organizações ainda costumam atuar, dificultando que cada área saia de seu “quadrado” para enxergar o próximo. Portanto, deve-se planejar levando em consideração que é necessário um envolvimento completo da instituição para que os resultados sejam alcançados da forma esperada.
Como utilizar a tecnologia a favor do planejamento estratégico hospitalar?
O ponto de partida para um planejamento estratégico eficiente é a reunião dos dados da organização. E isso se torna muito mais fácil quando se pode contar com sistemas de gestão que concentrem, em um só lugar, as atividades internas do hospital ou clínica.
Sendo assim, com o uso desse tipo de tecnologia, o planejamento passa a ser feito com base em dados concretos e fiéis ao dia a dia da organização, o que pode ajudar a reduzir as glosas, humanizar o atendimento e fidelizar pacientes.
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Conclusão
Como vimos ao longo do texto, o planejamento estratégico é muito importante para que o hospital alcance seus objetivos, tanto de bom funcionamento e atendimento, como, também financeiro.
Com os conhecimentos e as ferramentas necessárias em mãos e, principalmente com auxílio da tecnologia, é possível reunir dados para ter melhor entendimento sobre a organização como um todo e traçar as metas que deseja alcançar.
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