A administração hospitalar é uma área que não se limita apenas aos hospitais. Ela engloba todas as instituições que atuam na área de saúde, como clínicas, laboratórios, dentre outros.
Essas práticas são fundamentais para o bom funcionamento das organizações de saúde, garantindo um fluxo de trabalho eficiente, além de possibilitar a redução dos custos e, até mesmo, um melhor faturamento para o negócio.
Se você quer entender melhor o que é a administração hospitalar e como usá-la a favor das finanças e da produtividade desse tipo de estabelecimento, confira, a seguir, o artigo que preparamos.
O que é e como funciona a administração hospitalar?
Administração hospitalar nada mais é que um conjunto de práticas empregadas na gestão dos sistemas de saúde. Ela integra os recursos humanos, materiais e processuais, em busca de maior qualidade e eficiência no atendimento.
A administração hospitalar, que também pode ser chamada de gestão hospitalar, é fundamental para o bom funcionamento de todos os setores das organizações que atuam na área da saúde, sejam elas públicas ou privadas.
Dessa maneira, é importante que sejam usadas técnicas de gestão e que sejam consideradas as particularidades do setor e, por isso, profissionais que optam por atuar na área devem ter não só conhecimentos sobre o funcionamento das unidades médicas, mas, também, um vasto saber sobre gestão.
Qual a importância do administrador na gestão hospitalar?
O administrador hospitalar tem papel fundamental para o bom funcionamento das organizações de saúde. Por isso, é importante que ele tenha bons conhecimentos na área de administração, é claro, mas que também tenha vivência na área de saúde, para que, assim, entenda as características desse tipo de ambiente.
Esse profissional será responsável pelo gerenciamento, planejamento e organização de hospitais, clínicas médicas, postos de saúde, casas de repouso, laboratórios, clínicas de estética, spas, dentre outros. É ele que será encarregado de funções como:
- Cuidar da infraestrutura da organização;
- Definir a capacidade de atendimento;
- Definir quantas pessoas integrarão a equipe médica do local para atender a demanda;
- Comprar medicamentos e demais insumos;
- Gerenciar os estoques;
- Gerenciar equipes de limpeza;
- Dar destino ao lixo hospitalar;
- Contratar fornecedores;
- Providenciar manutenção dos equipamentos.
Como reduzir custos na administração hospitalar?
É claro que, como qualquer empresa, as do ramo hospitalar também se preocupam com a parte financeira. Afinal, só é possível obter sucesso com um bom faturamento, não é mesmo?
Sendo assim, é fundamental, também, que o administrador hospitalar tenha conhecimentos na área financeira ou, se não tiver, que contrate um profissional para gerir as contas da empresa.
Outra medida importante para reduzir os custos na administração hospitalar é apostar em tecnologia, na manutenção de equipamentos e da estrutura, no controle dos desperdícios e nas parcerias estratégicas.
Veja a seguir mais dicas boas práticas que vão ajudar na redução dos gastos.
Automatize as atividades rotineiras
Automatizar nada mais é que fazer uso de máquinas e programas que possam facilitar a execução das atividades do dia a dia nas unidades de saúde de forma a não precisar de intervenção humana.
Esse tipo de recurso vem sendo usado com cada vez mais frequência por empresas de vários setores, já que reduz consideravelmente os gastos e o tempo dedicado a tarefas repetitivas.
Outro ponto positivo é que a automatização reduz a possibilidade de erros em agendamentos, preenchimento de fichas, dentre outros processos.
Diversas são as áreas que podem se beneficiar da automatização. Dentre elas, estão: emergência, enfermaria, centro cirúrgico, setor de diagnósticos, enfermaria, e recepção, com sistemas de agendamento, prontuários eletrônicos, dentre outros que ajudam a reunir as informações dos setores da organização em um só local, facilitando o acesso dos colaboradores aos dados.
Dessa forma, a comunicação entre funcionários e departamentos é facilitada, e a possibilidade de erros é diminuída.
Tenha um controle de estoque e desperdícios eficientes
Desperdício é um dos fatores que mais causam prejuízos a uma unidade de saúde. Sendo assim, é fundamental controlá-lo, além de monitorar também o estoque.
Se levarmos em conta a estrutura de um hospital, por exemplo, são muitos os setores e as necessidades específicas de cada um deles. Dessa maneira, os insumos são variados, indo desde materiais de escritório até elementos mais específicos, como materiais cirúrgicos, por exemplo.
Com isso, torna-se indispensável o uso de ferramentas que auxiliem nesse controle. Atualmente, já existem programas modernos e completos para a gestão automatizada de estoques, com possibilidade de rastreamento de itens, histórico e pesquisa.
Isso sem falar na possibilidade de reutilização de materiais que não foram utilizados, evitando que haja desperdício.
Mas, fique atento ao escolher o software. É importante lembrar que funcionários de diversas áreas precisarão abastecê-lo, portanto pense na integração e interatividade com os outros sistemas utilizados no dia a dia e não deixe de considerar se o programa oferece um bom suporte ao usuário.
Tenha uma boa gestão financeira e controle das despesas
Gestão financeira e controle de despesas são peças chave para reduzir custos. Como comentamos anteriormente, isso faz com que seja necessário contar com um profissional capacitado para realizar a função dentro de um estabelecimento de saúde.
Muitas vezes o próprio administrador hospitalar pode realizar a função, caso tenha conhecimento e experiência no assunto, mas ele também pode contratar alguém qualificado para o trabalho.
É sempre bom lembrar que um cargo como este exige que seu ocupante conheça na prática as rotinas de uma clínica, laboratório ou hospital, já que é preciso saber quais gastos são importantes e quais podem ser cortados dentro de cada setor.
Aqui também é interessante ter softwares para auxiliar no controle de gastos, pois eles podem ajudar a localizar aqueles gastos desnecessários ou recorrentes que podem ser evitados.
O principal objetivo é ter uma visão mais ampla dos processos como um todo, além dos gastos e lucros, buscando as correções que se façam necessárias.
Telemedicina e laudos a distância
Mais uma vez a tecnologia se mostra uma grande aliada da redução de custos em unidades de saúde. A telemedicina é um processo de monitoramento de pacientes de forma digital, usando tecnologias da informação e de comunicação, que pode apoiar a medicina tradicional.
Sendo assim, esse tipo de atendimento pode ajudar a reduzir custos, porque torna possível que os especialistas não precisem estar presentes na unidade de saúde durante todo seu horário de funcionamento.
Os profissionais podem ter treinamentos que os capacitem para realizar exames de diversas especialidades usando dispositivos digitais, que são capazes de coletar, armazenar e compartilhar imagens por meio de plataformas de telemedicina.
Assim, os especialistas podem acessar tais imagens, além de outras informações sobre os pacientes, e deixar registradas suas conclusões em um laudo médico online, que é assinado digitalmente.
A telemedicina também é útil para substituir profissionais em dias de folga, durante as férias e outros momentos de ausência no hospital ou clínica médica.
Comodato de aparelhos médicos
Outro ponto que precisa de atenção quando falamos sobre custos, são os equipamentos médicos. Os estabelecimentos de saúde precisam estar sempre atualizados com equipamentos de alta tecnologia para oferecer um serviço de qualidade aos pacientes.
Porém, esse tipo de equipamento costuma ser muito caro, e comprá-los pode ser um gasto alto e trazer prejuízos.
Por isso, o comodato se torna uma boa opção, já que nesse regime o cliente recebe o aparelho da empresa comodatária e contrata um número de laudos de exames por mês.
Dessa maneira, as organizações de saúde conseguem contar com equipamentos com tecnologia de ponta sem precisar lidar com os custos de aquisição, gerando, assim, uma grande economia.
Faça uma gestão de equipamentos
Com equipamentos de alta tecnologia sendo usados no estabelecimento, é preciso se lembrar de mais um ponto: eles precisam de um bom gerenciamento para que sejam usados da melhor forma possível e para que tenham uma boa vida útil, trazendo sempre um serviço de qualidade para os pacientes.
A manutenção adequada desses aparatos é tão importante que conta até com uma regulamentação por parte da Anvisa. A RDC nº 185/01, por exemplo, é um regulamento técnico que trata do registro, alteração, revalidação e cancelamento do registro de produtos médicos junto à agência. Isso quer dizer que a compra e as atividades de manutenção em equipamentos médicos devem ser devidamente registradas,
Outra resolução, a RDC nº 2/2010, diz que clínicas, hospitais, laboratórios e consultórios médicos devem padronizar os critérios para o gerenciamento das tecnologias em saúde.
Sendo assim, quando executadas da maneira adequada, essas normas ajudam a prevenir o desgaste dos equipamentos e, consequentemente, sua substituição. Além disso, ajuda a combater possíveis infecções e outros problemas causados por equipamentos contaminados.
Faça uma avaliação periódica dos fornecedores
Também é muito importante analisar, de tempos em tempos, os fornecedores do estabelecimento, e verificar se ainda estão de acordo com os parâmetros de qualidade, preço, localização e atendimento desejados.
Esses aspectos impactam diretamente na gestão de custos, portanto, devem ser periodicamente reavaliados para não gerar gastos desnecessários.
Tenha indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são capazes de mensurar a performance dos processos adotados nos diversos departamentos de um estabelecimento de saúde.
Esse instrumento pode ajudar a tomar decisões importantes e também ajudam a visualizar o impacto, negativo ou positivo, das ações tomadas sobre as finanças da empresa.
Faça uma excelente gestão de escalas de plantões
A gestão da escala de plantões é, também, uma forma de garantir a eficiência do serviço prestado. Por isso, deve ser realizada de forma eficiente, de forma a evitar transtornos que podem ser antevistos e prevenidos.
Sendo assim, é recomendado que se elabore planilhas com fatores variáveis, como férias e licenças, além de analisar as atividades para um bom atendimento aos pacientes, adequando as escalas de acordo com as necessidades.
Automatize o processo de recrutamento de profissionais
Sabemos que contratar bons profissionais nem sempre é tarefa fácil. Por isso, contar com um processo automatizado que ajude a encontrar aqueles que melhor se adequam às suas necessidades pode ser um passo importante para otimizar sua busca e economizar tempo e dinheiro, evitando gastos com empresas de RH ou em marketing para recrutamento.
Para esse tipo de serviço, conte com a Sinaxys, uma plataforma que conecta as organizações de saúde com os melhores profissionais da área de forma fácil, rápida e econômica.
Dicas para aumentar o faturamento hospitalar
Agora que você já sabe as melhores estratégias para a redução de custos na administração hospitalar, é hora de ir além.
Veja a seguir as melhores dicas para aumentar o faturamento hospitalar.
Utilize ferramentas on-line e softwares
Os softwares e ferramentas de gestão on-line podem ajudar, e muito, na otimização do faturamento de uma organização de saúde. Isso se dá devido à facilidade no controle de atividades burocráticas, como controle de estoque, controle das horas extras e da jornada de trabalho dos funcionários, e no controle do fluxo de caixa.
Indo além também é possível identificar os fatores que mais trazem renda e lucro para o estabelecimento, ajudando a otimizar os gastos e a cortar o que é supérfluo.
Invista na automação de processos
Ainda com foco na parte tecnológica, a automação de processos, como a utilização de prontuários eletrônicos e o uso de laudos online, por exemplo, podem otimizar a rotina dos profissionais e, assim, economizar tempo e dinheiro. Sem contar com a economia de espaço físico, já que não será necessário guardar toda aquela papelada costumeira.
Tenha uma equipe qualificada
Este é um ponto chave para um melhor faturamento em qualquer área. Afinal, de que adianta investir nas melhores tecnologias sem ter profissionais competentes e qualificados para operá-las, não é mesmo?
É preciso saber aplicar os recursos disponibilizados de forma eficiente para que eles cumpram com todo o seu potencial. Para isso, investir no treinamento da equipe pode ser um importante meio de garantir uma boa comunicação, além de troca de informações de forma eficaz e do uso correto das ferramentas disponíveis na estrutura do hospital ou clínica.
Outra forma de fazer com que a equipe trabalhe em convergência é a aplicação de recursos de comunicação interna como intranet e jornal interno, fazendo com que o que for relevante chegue a todos.
Ofereça um atendimento de qualidade
Este tópico pode ser visto, talvez, como um complemento do anterior. Uma boa estrutura e uma equipe qualificada e bem treinada será capaz de oferecer um atendimento de melhor qualidade aos pacientes, certo?
Isso é importantíssimo para manter uma “clientela” fiel. Afinal, ninguém quer voltar a um ambiente em que foi mal atendido.
Por isso, garantir que a cultura da empresa seja de acolhimento e hospitalidade é fundamental para aumentar o faturamento.
Confira: Administração Hospitalar: saiba como reduzir custos e aumentar o faturamento
Reduza as glosas
Glosas são o não pagamento de procedimentos realizados em um hospital ou clínica por parte dos planos de saúde. E, isso, é claro, acarreta prejuízos nas contas.
Para evitá-las, é fundamental reduzir a ocorrência de erros nos processos, como a falta de conhecimento sobre as exigências dos planos ou informações repassadas de forma equivocada.
Saiba como calcular o valor de procedimentos médicos utilizando a tabela CBHPM.
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Conclusão
A administração hospitalar pode parecer um bicho de sete-cabeças, mas sabendo investir no que pode, efetivamente, alavancar seu faturamento e reduzir seus custos, tudo ficará mais simples.
Para isso, é preciso contar com profissionais qualificados e experientes, que sejam capazes de aplicar as boas práticas e fazer com que seu hospital, clínica ou laboratório funcione de maneira eficiente.
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Leia também: Recepcionista hospitalar: tudo que você precisa saber antes de contratar
