Gestão de clínicas e consultórios: como fazer e curiosidades

Para conseguir fazer a correta gestão de clínicas e consultórios médicos é preciso que você tenha as habilidades necessárias.

Afinal, o dia a dia de uma clínica ou consultório é muito mais do que o simples atendimento ao paciente. Ainda que esta seja a principal preocupação, é muito importante se atentar, também, para a manutenção do negócio.

Existem muitas demandas importantes e que precisam ser resolvidas em curto prazo e, caso você deixe de organizá-las, erros comuns podem acontecer nesse tipo de empresa e acarretar prejuízos, inclusive financeiros.

Um erro muito comum em consultórios, por exemplo, são as falhas no agendamento de consultas, que podem acarretar problemas ao paciente, fazendo com que ele não dê continuidade no tratamento em sua clínica, e, dessa forma, acabar prejudicando o faturamento no final do mês.

Neste artigo, vamos mostrar alguns pontos importantes para você observar e aprender a fazer uma gestão satisfatória do seu consultório ou clínica.

Confira!

O que é a gestão de clínicas e consultórios?

A gestão de clínicas e consultórios consiste em um conjunto de práticas para fazer com que o negócio alcance suas metas utilizando os recursos disponíveis no momento.

Amplamente, essa gestão de clínicas e consultórios é feita em todos os departamentos do seu negócio, e não somente na parte administrativa.

Isso porque, ela consiste em uma série de estratégias que tem por objetivo estabelecer as metas para determinado período e quais serão as medidas tomadas para atingir tal objetivo.

A gestão de clínicas e consultórios também inclui os esforços financeiros, pois com ela se faz a análise do que entrou, do que saiu, qual foi o faturamento do mês, e se vai ser necessário ou não investir mais no negócio.

Nela também se inclui o planejamento das ações de marketing com o objetivo de atingir o seu público alvo, que, nesse caso, são os potenciais pacientes.

Outro ponto importante da gestão de clínicas e consultórios são as políticas  de recursos humanos, que abrangem a contratação de pessoal, o treinamento necessário e as ferramentas que eles precisam para desenvolver um bom trabalho.

Ou seja, a gestão de clínicas e consultórios é bastante ampla, e, em alguns casos, os estabelecimentos podem, até mesmo, contar com departamentos responsáveis por cada área de gestão de forma individual. Entretanto, isso acontece mais comumente em clínicas maiores e com mais recursos.

Em clínicas menores, geralmente quem faz essa gestão é um administrador, que normalmente delega as funções.

Ou seja, saber gerir o negócio de forma eficiente é fundamental para o seu sucesso.

Qual a importância de se ter uma boa gestão de clínicas e consultórios?

Saber utilizar as práticas corretas para a gestão de clínicas e consultórios médicos é essencial para a sua sobrevivência. Isso se dá pois o mercado da saúde é extremamente competitivo, já que é uma necessidade básica de todas as pessoas e o poder público não consegue atendê-la por si só.

Isso porque existe uma demanda muito grande de exames, consultas e procedimentos diversos. Desse modo, para conseguir atender a essas necessidades, as clínicas e consultórios acabam por disputar pacientes entre eles.

E, com tanta oferta, os pacientes conseguem escolher a clínica que oferece o melhor atendimento, humanizado, com equipamentos de qualidade e por um preço que esteja de acordo com sua renda.

Sendo assim, para conseguir manter vivo um negócio nessa área, é preciso saber unir qualidade de serviço, agilidade e custo benefício.

Um bom exemplo de aplicação da gestão de qualidade de uma clínica ou consultório é um bom sistema de agendamento de consultas. Um local que aplica esse serviço de forma eficaz, evita erros e consegue fidelizar o paciente.

Como fazer a gestão de clínicas e consultórios?

Como visto anteriormente, uma boa gestão de clínicas e consultórios é de extrema importância para o sucesso de um empreendimento na área da saúde.

Afinal, toda empresa precisa de uma boa administração para se manter de pé.

Por isso, a seguir explicaremos como fazer uma gestão adequada do seu negócio.

Faça um bom planejamento do negócio

Uma boa gestão de clínicas e consultórios médicos precisa primeiramente de um bom planejamento. Por isso, é necessário que você levante quais serão os gastos que terá em seu empreendimento, bem como os recursos que serão utilizados nos próximos meses.

Por esse motivo, é necessário que você saiba quais são as suas metas para curto e médio prazo para que, dessa forma, você consiga saber o que será necessário no período.

Não se esqueça que um bom plano de negócios precisa ser realista, pois só dessa forma você verá se as estratégias utilizadas para atendimento e marketing, por exemplo, estão sendo satisfatórias.

Dessa forma, é necessário estabelecer os parâmetros a serem utilizados e que conseguirão mostrar, de forma confiável, a situação do seu negócio. Tais parâmetros, na administração, são conhecidos como  KPIs (Key Performance Indicator).

No consultório ou clínica médica, KPI são, por exemplo, o número de pacientes atendidos ou o número de exames feitos por dia, pois, com esses dados, você consegue estabelecer qual vai ser o preço médio do atendimento ou do exame.

Trace metas objetivas e realistas observando o potencial de investimento e retorno do negócio

Como dito anteriormente, é preciso que as metas para a sua clínica sejam realistas, de acordo com o investimento feito no negócio. Isso porque, ao realizar a gestão de clínicas e consultórios, seus objetivos e estratégias precisam ser totalmente claros.

Para isso, primeiramente tenha em mente as projeções de lucro para os próximos meses. Isso é de extrema importância para que você saiba exatamente onde quer chegar e, assim, possa traçar as ações a serem tomadas para alcançar o retorno desejado.

Esteja sempre atento aos resultados apresentados

Outro ponto ao qual você deve estar atento ao gerir seu consultório são os indicadores de desempenho apresentados. Eles são ferramentas de gestão capazes de ajudar na análise do resultado de processos bem como na situação financeira do seu negócio.

Tal procedimento auxilia na identificação de possíveis falhas que podem estar prejudicando o crescimento do negócio, o que é fundamental para que se saiba como estão os resultados de sua clínica, tanto na parte administrativa quanto na financeira.

Assim, com todos esses dados em mãos, você poderá otimizar seus atendimentos, avaliar como está sua demanda e, com isso, conseguir se planejar melhor para os próximos meses.

Mantenha um bom controle financeiro de entradas e saídas

Outro ponto fundamental na gestão de uma clínica é saber o que entra e o que sai, por meio do controle de fluxo, pois, somente assim, você irá saber se sua clínica médica está dando lucro ou se está operando no vermelho.

Para que esse controle seja possível, é necessário categorizar e colocar em um relatório todos os valores recebidos, tanto de atendimentos particulares quanto os de convênios médicos.

Outro tópico importante desse relatório são as despesas, que devem ser divididas entre fixas e variáveis.

Essa gestão do fluxo de caixa por ser feito por meio de alguns softwares de gestão médica, que o  fazem de forma automática, já colocando-o dividido por categorias e permitindo a criação de lançamentos personalizáveis.

Esteja familiarizado com a Tabela TUSS

Outro ponto que você precisa levar em consideração e estar familiarizado, é a Tabela TUSS, que é uma tabela que padroniza a nomenclatura dos procedimentos realizados por prestadores de serviços médicos.

Antes da mesa de Tuss, existiam muitas discordâncias nominais entre hospitais, planos de saúde e agências reguladoras, pois nem todos usavam a mesma terminologia de procedimento.

Esse fato dificultava as auditorias financeiras e de saúde, por ser muito difícil determinar e compreender quais os procedimentos que realmente foram feitos.

Mais do que facilitar a comunicação e a gestão de serviços da saúde, a utilização da tabela TUSS é uma responsabilidade legal, já que, com o vigor Resolução Normativa 190, de 30 de abril de 2009, a utilização da nomenclatura determinada pela tabela tornou- se obrigatória.

Assim,  foi possível diminuir a inconsistência existente entre as instituições de saúde, otimizar o tempo de execução e, principalmente, reduzir as situações não permitidas.

Com  isso, as clínicas e consultórios passaram a ter benefícios tais como:

• Melhora na comunicação entre as instituições;
• Redução dos custos;
• Processos simplificados.

Esteja familiarizado com a Tabela CBHPM

Outra tabela com a qual é necessário estar familiarizado é a CBHPM (Classificação Brasileira Hierarquizada de Procedimentos Médicos), utilizada para padronizar a relação de valores na cobrança de honorários.

Antes de a CBHPM ser criada, cada operadora de plano de saúde determinava o preço que queria cobrar pelos procedimentos da forma que bem entendesse. Com isso, uma série de dificuldades administrativas acontecia nas clínicas.

Isso sem falar na remuneração dos profissionais, que dependia do cálculo estipulado pelas operadoras, e, em alguns casos, era bastante reduzido, ofertando uma remuneração injusta aos trabalhadores.

Tenha uma boa assessoria contábil e recolha pontualmente os tributos devidos

Ter uma boa assessoria contábil é fundamental para o bom funcionamento da sua clínica ou consultório médico, pois, ela ajudará seu negócio a pagar todos os seus impostos em dia e a não ficar com dívidas tributárias, evitando multas e juros.

Um consultório médico consegue utilizar diferentes regimes tributários como o Lucro Presumido, o Lucro Real ou o Simples Nacional.

No Lucro Presumido, calculam-se os tributos conforme uma margem de lucro específica, variando de acordo com a atividade desempenhada. É preciso recolher o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido).

Já com o Lucro Real, o tributo é calculado conforme o lucro líquido que a sua clínica obteve no decorrer do exercício fiscal. Utilizando esse regime tributário você precisa verificar o lucro que servirá de base para o cálculo do IRPJ e a CSLL.

Já o Simples Nacional reúne tributos como o IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP em um único cálculo, facilitando, dessa forma toda, a gestão administrativa e financeira da clínica.

Nesse caso, para calcular o imposto devido é necessário utilizar a tabela do Simples Nacional e verificar a alíquota, que varia de acordo com a renda bruta de cada contribuinte fiscal.

Portanto, ter uma boa assessoria contábil facilita a escolha de qual regime tributário usar, bem como pagar corretamente seus tributos.

Saiba como montar e recrutar uma boa equipe médica

Um bom gestor sabe que, antes de tudo, é essencial ter uma boa equipe médica em sua organização de saúde. Por isso, é importante saber escolher as peças e recrutar os melhores profissionais.

Uma boa equipe médica deve ser harmoniosa, com profissionais empáticos, habilidosos, organizados, pró-ativos e comprometidos com seu trabalho e seus pacientes. O gestor precisa ter essas características em mente no momento do recrutamento, buscando, além de profissionais qualificados, referências de suas atuações anteriores.

Uma equipe médica completa deve contar com os seguintes profissionais:

• Médico generalista;
• Médico especialista;
• Enfermeiro;
• Técnicos/auxiliares de enfermagem;
• Fisioterapeuta;
• Nutricionista;
• Psicólogo;
• Farmacêutico;
• Fonoaudiólogo;
• Dentista;
• Assistente social.

Para buscar esses profissionais, é interessante contar com plataformas de recrutamento, como a Sinaxys, que facilita e torna mais rápido esse processo tão importante para a clínica ou consultório.

Mantenha um bom ambiente de trabalho e sua equipe motivada

Para que sua clínica ou consultório tenha um desempenho satisfatório, é de extrema importância que sua equipe de trabalho esteja motivada. Uma equipe motivada faz com que o trabalho renda, realiza um bom atendimento do paciente e, consequentemente, ajuda o seu negócio a crescer.

Algumas boas medidas que um gestor deve tomar para manter seus funcionários motivados são:

• Ser flexível;
• Tratar o funcionário com respeito;
• Reconhecer o profissional por seus méritos;
• Ter equilíbrio entre vida pessoal e trabalho.

Essas são algumas dicas de como manter sua equipe motivada, entretanto, ao longo da convivência no próprio ambiente de trabalho você saberá quais são as necessidades de cada um da sua equipe.

Saiba como montar de forma eficiente uma escala médica

A escala médica é a divisão de horas trabalhadas pelos médicos da clínica ou consultório. Seu objetivo é organizar as jornadas de trabalho e as folgas para não sobrecarregar os profissionais e manter sua produtividade e eficiência no atendimento aos pacientes.

As escalas são nomeadas de forma número x número, em que o primeiro número se refere ao período trabalhado e o segundo ao período de descanso. Por exemplo, em uma escala 6×1, o profissional trabalha seis dias e folga um.

Para montar uma escala eficiente, o gestor deve levar em consideração alguns pontos:

• Utilizar sistemas automatizados de RH;
• Manter os dados dos funcionários sempre atualizados;
• Ter um controle de ponto eficiente;
• Observar a legislação vigente;
• Manter RH e planejamento estratégico agindo em sinergia;
• Programar as férias dos funcionários de maneira a não prejudicar a escala;
• Manter uma comunicação interna assertiva e eficiente;
• Contar com profissionais qualificados em seu quadro.

Saiba como montar uma recepção de clínica organizada e eficiente

Para que uma clínica ou consultório tenham um bom funcionamento, é indispensável ter uma recepção organizada e eficiente. Isso porque a recepção é, literalmente, a porta de entrada para aquela organização de saúde e, por isso, acaba sendo a primeira impressão que o paciente leva ao visitá-la.

Para que sua recepção atenda a esses pontos, é importante que ela tenha um ambiente limpo e confortável, que tenha acessibilidade para que todos os pacientes possam transitar por ela, tenha uma organização funcional e, é claro, que conte com uma recepcionista organizada, capaz de realizar atendimentos e agendamentos de consultas, cuidar da agenda do médico e do ambiente como um todo.

Essa profissional também deve ser cordial e prestativa, além de saber lidar com situações de crise, como atrasos nas consultas e possíveis discussões no consultório.

Tenha boas estratégias para captar pacientes

É fato que uma clínica ou consultório não consegue sobreviver sem pacientes, não é mesmo? Por isso, é preciso ter boas estratégias para atrair essas pessoas para se consultarem e tratarem em seu estabelecimento. Isso também é uma função de suma importância da gestão.

Para isso, o gestor precisa entender seu público e investir nas tecnologias e inovações necessárias para atrair todo e qualquer tipo de paciente. Investir em identidade visual e marketing, ser ativo em redes sociais, ter uma abordagem que transmita confiança e construir autoridade em sua área de atuação, além de manter um bom ambiente e ter uma boa recepção no estabelecimento são passos muito importantes para atrair as pessoas para ele.

Aposte no tratamento humanizado e na boa relação com os pacientes

Nos últimos anos, o atendimento humanizado foi ganhando cada vez mais força no Brasil. Isso porque, ao procurar um estabelecimento de saúde, na grande maioria das vezes o paciente está fragilizado e inseguro devido ao problema que ele está passando.

O atendimento humanizado é aquele que leva em consideração todos os pontos no tratamento do paciente, entendendo seu sofrimento, ouvindo o que ele tem a dizer e estreitando o relacionamento entre ele e o profissional da saúde.

Porém, para isso, não basta apenas ter bons profissionais, é preciso também contar com uma infraestrutura que permita essa aproximação, além de prestar um atendimento de qualidade, trazendo uma boa experiência tanto para o paciente, quanto para o profissional.

Assim, é importante que em todos os atendimentos feitos em sua clínica ou consultório você:

• Entenda o sofrimento do paciente;
• Satisfaça os interesses do paciente;
• Faça um atendimento individualizado;
• Tenha empatia com os problemas e queixas do paciente.

Esteja atento ao feedback da experiência do paciente

A experiência do paciente, também conhecida como “jornada do paciente”, são as impressões do paciente sobre a assistência de saúde que seu estabelecimento oferece.

Ela vai desde o primeiro contato, passando pelos cuidados prestados pela equipe, até o pós-atendimento. A maneira como ele se sente durante esse processo é o que define se sua experiência foi positiva ou negativa.

Sendo assim, é preciso estar atento a esse feedback para garantir que o paciente esteja satisfeito e, caso precise, volte à sua clínica ou consultório e, até mesmo, indique para pessoas conhecidas.

Os pilares mais importantes da experiência do paciente e que devem ser observados nesse momento são:

• Segurança;

• Qualidade assistencial;

• Atenção centrada no paciente;

• Excelência na experiência.

Invista em uma boa comunicação digital e no fortalecimento da marca

Como comentamos anteriormente, outro ponto muito importante que deve ser levado em consideração é a comunicação digital e a presença do seu consultório ou clínica em redes sociais.

Isso porque, hoje em dia, esse tipo de marketing tem dois objetivos principais: captar clientes e evitar a perda dos seus pacientes antigos.

Assim, para ter uma boa comunicação digital com os seus pacientes é preciso investir em um site para o consultório, um blog, em vídeos no YouTube, em anúncios no Facebook ou Instagram, sempre direcionado ao seu público-alvo.

Tudo isso faz com que sua marca se fortaleça no meio digital, que hoje em dia é muito utilizado por quase todas as pessoas, de diversas faixas etárias e classes sociais.

Como lidar na gestão de clínicas e consultórios com o cancelamento de consultas?

O cancelamento de consultas, infelizmente, é algo muito comum no dia a dia de clínicas e consultórios. Seja por imprevistos ocorridos na vida dos pacientes, seja por desistência ou, até mesmo, por ter encontrado outro lugar que possa atendê-los mais rápido.

Isso, é claro, pode acarretar prejuízos, pois, se a consulta for cancelada em cima da hora, dificilmente será possível encaixar outro paciente para aquele determinado horário. Por isso, é preciso tomar algumas medidas para evitar ao máximo que o cancelamento ocorra. Veja algumas dicas abaixo:

• Entenda os principais motivos de cancelamento das consultas;
• Ofereça treinamento para a equipe de atendimento;
• Reforce a comunicação com seu paciente desde o momento da marcação até o pós-consulta;
• Aposte em chatbots que enviem mensagens automáticas para lembrar o paciente da data e horário de sua consulta;
• Acompanhe o nível de satisfação dos pacientes com seu estabelecimento;
• Peça pagamento antecipado, seja do valor integral da consulta ou apenas um sinal;
• Tenha uma lista de espera para realocar pacientes para as vagas de desistência.

Essas são apenas algumas medidas que você pode tomar. O mais importante é sempre prezar por um bom atendimento.

Gestão de pessoas em clínicas e hospitais

A gestão de pessoas é a área responsável pelo cuidado e desenvolvimento dos funcionários de uma empresa. Também conhecida como Recursos Humanos ou RH, essa área é responsável por recrutar, selecionar, gerir atividades e até demitir colaboradores. Além disso, também é sua missão motivar e reter os talentos que ali trabalham.

A gestão de pessoas é fundamental para que os profissionais que trabalham naquela clínica ou consultório estejam focados no que realmente importa, que é a experiência dos pacientes.

A área precisa estar em sinergia com a gestão da organização de saúde para que sejam bem claras as políticas daquela empresa e, assim, ela funcione da melhor forma possível e alcance os resultados desejados.

Para tudo isso, é fundamental contar com uma equipe especializada qualificada e alinhada com os valores da empresa, para que a comunicação entre funcionários e líderes seja clara, respeitosa e eficiente.

Como fazer a seleção e contratação de médicos?

Para fazer a contratação de  médicos para sua clínica ou consultório, o gestor deve ter em mente que existem diversas formas de se contratar esse profissional e que cada uma dessas formas deve atender a uma série de regras e documentações específicas.

Os médicos podem ser contratados das seguintes formas:

• CLT;
• PJ;
• SCP;
• Autônomo.

Para selecionar uma equipe médica de forma eficiente, é necessário reunir o maior número de informações possível a respeito daquele cargo que será ocupado, pois, dessa forma, os candidatos já saberão se são adequados ou não para a vaga. Isso poupa o tempo tanto dos profissionais, quanto dos recrutadores.

Além disso, é importante pensar nas dúvidas que podem surgir para deixar tudo o mais claro possível, deixando apenas as perguntas mais importantes para o momento da entrevista.

Encontrar médicos qualificados não é uma tarefa muito fácil, já que, muitas vezes, as organizações dependem de indicações, networking ou empresas de RH para ajudar no processo. Porém, com plataformas de contratação como a Sinaxys, esse processo fica muito mais fácil, já que você pode anunciar sua vaga e encontrar uma vasta gama de profissionais qualificados em um só lugar.

Quais são os erros de administração de clínicas e consultórios mais comuns?

Em clínicas e consultórios médicos é bastante comum que a pessoa que faz a sua gestão não seja um profissional de gestão, e sim de saúde mesmo que ficou responsável por esse departamento.

Por isso, esses profissionais apesar de serem excelentes em sua área de formação, que é a saúde, não conseguem organizar de forma satisfatória a gestão do consultório.

Dessa forma, separei os principais erros que esses profissionais cometem no momento de administrar a clínica.

• Não ter metas para o seu consultório ou clínica;
• Não ter um controle de  fluxo de caixa;
• Misturar as contas pessoais com as contas do consultório;
• Desorganização da agenda de atendimento;
• Atraso no atendimento e na entrega dos exames;
• Não investir em marketing médico e divulgação.

Quais as tecnologias de gestão de clínicas e consultórios?

Para fazer uma boa gestão de clínicas e consultórios é preciso também investir em boas tecnologias. Hoje em dia existem diversos softwares de gestão que fazem o registro de todos os compromissos e informações dos pacientes em um único banco de dados, fazendo com que o médico consiga acessar essas informações do local que ele estiver, da melhor forma possível.

Para isso, existem algumas tecnologias que podem ser utilizadas em seu consultório. São elas:

• Softwares de gestão;
• Automação de e-mail;
• Home care;
• Organizador de documentos;
• Prontuário eletrônico.

Todas essas tecnologias facilitam muito na gestão de sua clínica, pois reúnem todas as informações mais importantes e necessárias em um único lugar.

Quais são os principais softwares médicos atualmente e para que servem?

Os softwares médicos são plataformas pensadas para aumentar o foco e produtividade nas clínicas e consultórios. Com eles, é possível agendar e cancelar consultas, otimizar o tempo dos atendimentos e melhorar o relacionamento com os pacientes.

Essas ferramentas são capazes de melhorar consideravelmente a gestão de clínicas e consultórios, já que agilizam os processos do dia a dia dos profissionais e,com isso, facilitam a vida dos pacientes.

Atualmente são muitos os softwares médicos disponíveis no mercado. Veja a seguir quais são os principais deles:

• Snake: possui prontuário eletrônico completo com salvamento automático, prescrição digital e teleatendimento integrado. Também é possível anexar os documentos dos pacientes e transcrever toda a consulta na ferramenta. É a única plataforma que conta com inteligência artificial para sugestão de diagnóstico e tratamento de pacientes ;
• Consultório Live: é usado para conectar médicos e pacientes em chamadas de vídeo. Funciona direto no navegador, sem que seja necessário instalar nenhum programa. Usa as melhores tecnologias e criptografia para a segurança de dados;
•  Controle Médico: este software gerencia o estoque da organização de saúde e informa se há necessidade de adquirir insumos. Conta com um sistema de CRM completo para possibilitar um melhor relacionamento com os pacientes além de fazer emissão automática de nota fiscal.

Como fazer curso de gestão de clínicas e consultórios?

Para que você consiga fazer uma boa gestão de clínicas e consultórios existem diversos cursos no mercado.

Uma boa opção é o curso de  Administração de Empresas, que é bastante completo e ensina todos os passos para uma boa administração. Neste curso você aprende quais são as ferramentas necessárias para montar as suas estratégias de negócio e, consequentemente, fazer uma boa gestão do mesmo.

Entretanto, se você precisa de um curso mais rápido, uma opção são os cursos de gestão, que são oferecidos em diversas opções e áreas e são um caminho mais curto para que você aprenda a gerir seu negócio.

Nesse nicho, uma boa opção é o curso de gestão de pessoas, no qual você aprenderá a montar sua equipe de trabalho, como recrutar essas pessoas, e muitas outras atribuições, como comentamos anteriormente.

Também existe o curso de gestão comercial, no qual você aprenderá a montar estratégias comerciais para seu negócio, ou o de gestão financeira, que ensina a controlar as finanças e as questões tributárias, conhecimentos essenciais para um bom gestor.

Há também um curso mais específico, o de Gestão de Clínicas Médicas, no qual você aprenderá as estratégias para personalizar e tornar mais eficiente seu negócio no ramo de saúde. Nele você aprende tópicos importantes tais como: planejamento estratégico, criação de processos, capacitação de equipe, entre outros.

Por fim, o mais importante é ter em mente que é preciso buscar conhecimentos específicos da área de gestão para que seja possível gerir sua clínica da melhor forma possível.

Como montar um consultório odontológico?

Se sua área é a odontologia e você deseja montar um consultório, o primeiro passo é pensar em quais são seus objetivos a longo prazo. É preciso saber quais são as suas ambições para entender qual o nível de investimento dedicado àquele negócio. Resumindo, a palavra-chave é planejamento.

Com o planejamento feito, você deve reunir toda a documentação necessária. Veja abaixo quais são esses documentos:

• Registro de autônomo;
• Contrato social;
• Registro do contrato social na junta comercial de sua região;
• Inscrição estadual;
• Inscrição no INSS;
• Alvará da Vigilância Sanitária;
• Se for usar Raio X no consultório, faça um laudo radiométrico;
• Ficha de informação cadastral (FIC);
• Alvará de funcionamento;
• Plano de Gerenciamento de Resíduos em Serviços de Saúde (PGRSS);
• Contrato com o Sistema de Lixo Urbano.

Com esses documentos, você poderá abrir um consultório odontológico com a segurança de que não terá problemas futuros com a fiscalização.

Além disso, é preciso estar atento às exigências sobre instalações elétricas e hidráulicas, e, também, garantir que o consultório tenha todos os equipamentos essenciais para atender aos pacientes da melhor maneira possível.

Quais os principais equipamentos odontológicos?

Como comentamos acima, existem alguns equipamentos odontológicos que são essenciais para que se preste um serviço bom e completo aos pacientes de um consultório. Veja abaixo uma lista com os principais deles:

• Cadeira odontológica: é o item principal desta lista. Ela será a base do atendimento, portanto, deve ser funcional, ergonômica e confiável;
• Pedal de comando: aparelho que complementa a cadeira odontológica acionando suas funções, como altura e inclinação, além de controlar as rotações dos instrumentos do dentista;
•  Mesa de equipo: também serve de complemento à cadeira odontológica. Ela serve de apoio para as seringas, mangueiras e bandeja, auxiliando na organização do dentista e deixando tudo o que ele precisa ao alcance de suas mãos;
• Suctora: sua função é sugar a saliva e detritos da boca do paciente para ajudar nos procedimentos. Ela vem com uma cuba acoplada para que o paciente possa cuspir o restante de líquido;
• Refletor: serve para iluminar adequadamente o local do procedimento para que o dentista consiga analisar e realizar o tratamento com melhor visibilidade e segurança;
• Compressor: proporciona ar comprimido ao jato de profilaxia, ao sugador e ao micro motor;
• Fotopolimerizador: equipamento que transforma o líquido em massa. É usado para restaurações, colagem de brackets e acessórios ortodônticos;
• Autoclave odontológico: é o equipamento responsável pela esterilização de materiais;
• Raio X: é o equipamento que permite que sejam tiradas radiografias dos pacientes para que seja possível dar diagnósticos mais precisos sobre cada caso;
• Câmara escura: é usada para revelação das radiografias;
• Jato de bicarbonato: é o aparelho que faz a profilaxia, removendo as placas bacterianas e manchas profundas nos dentes;
• Ultrassom: utilizada para remover tártaro supragengival, subgengival e da região interdental, limpar o canal radicular, condensar a guta-percha, abrir e alargar canais calcificados, remover pinos, limpar o canal e remover tecido cariado;
• Mocho odontológico: equipamento ergonômico que permite que o dentista trabalhe em posições mais confortáveis durante longas horas sem sentir dores.

O que é um software odontológico?

Softwares odontológicos são ferramentas informatizadas criadas para otimizar as tarefas rotineiras de um consultório. Normalmente, os softwares servem para simplificar a rotina diária e o gerenciamento de consultas, além de substituir papéis e tornar o dia a dia mais organizado, ágil e seguro.

Além de facilitar o dia a dia, essas ferramentas também reduzem custos com materiais de escritório e com espaço físico. Elas podem ser aplicadas para gestão de consultas, financeira, administrativa, marketing, compras e muito mais.

Curiosidades acerca da gestão de clínicas e consultórios

Se você chegou até aqui, já percebeu que gerir uma clínica ou consultório pode ser trabalhoso, mas nada que estudos e um bom preparo não resolvam. A seguir, vamos contar algumas curiosidades sobre gestão de clínicas e consultório para você que deseja abrir o seu negócio na área ou que deseja se aventurar por essa carreira. Confira!

Quanto custa montar uma clínica médica?

Montar uma clínica médica requer gastos com:

• Burocracias de abertura;
• Compra de equipamentos;
• Locação ou compra do ponto, reforma e decoração;
• Contratação de equipe;
• Divulgação;
• Marketing digital;
• Reservas para meses iniciais e imprevistos.

Por essa base, já sabemos que o investimento não será baixo, não é mesmo? Mas, vamos aos números: em média, para montar uma clínica médica você precisará investir, no mínimo, cerca de R$80.000,00.

Como utilizar chatbots para WhatsApp de clínica médica para agilizar a rotina de atendimento?

Os chatbots são sistemas ou robôs que podem ser incorporados ao WhatsApp e configurados para trocar mensagens de forma automática com os pacientes. É possível configurar diálogos em que os robôs tirem as principais dúvidas dos pacientes, como horário de funcionamento e valor de consulta, por exemplo.

Quando usados de forma adequada, esses sistemas podem ser tão humanizados que passam despercebidos

Para utilizar um desses sistemas em sua clínica ou consultório, é preciso pesquisar as opções disponíveis no mercado e analisar qual delas melhor atende às suas necessidades. As melhores opções disponíveis atualmente são:

1. Sirena;
2. Zendesk;
3. Octadesk;
4. ManyChat.

O que é telessaúde?

Telessaúde nada mais é que o atendimento ou utilização de serviços da área da saúde com o auxílio de meios de telecomunicação. Ela é parte do desenvolvimento e modernização da tecnologia na área médica e, hoje em dia, está muito ligada à comunicação digital.

Porém, no passado, a telessaúde já foi aplicada por meio de bipes, pagers e, até mesmo, de telefones comuns.

Esse é um avanço muito importante na área da saúde, já que facilita o acesso dos pacientes e acaba por expandir os serviços para áreas antes não alcançadas.

Como montar clínicas populares?

Para montar uma clínica popular, primeiramente deve-se saber o local onde se pretende abrir a clínica e as necessidades do seu público-alvo naquela região. Assim, é possível montar um plano de negócio para saber os rumos que ele deverá tomar.

Tendo isso em mente, o próximo passo é saber quais são os requisitos necessários para que o estabelecimento esteja em conformidade com a lei, realizando um planejamento tributário minucioso e preparando todos os alvarás necessários para seu funcionamento. Para isso, entre em contato com a ANVISA, a vigilância sanitária e o Corpo de Bombeiros de seu município. Dessa forma, você poderá abrir uma clínica popular dentro das regras.

Como funcionam as franquias na área da saúde?

Franquias da saúde são um tipo de serviço que oferecem aos pacientes opções de consultas e exames particulares com preços mais competitivos e acessíveis, se comparados com os praticados pelos planos de saúde.

Da mesma forma que os planos de saúde, os clientes de franquias fazem uso de seus serviços apenas quando necessário, mas, ao contrário do primeiro, esses clientes não precisam pagar uma mensalidade por isso, não passam por período de carência e nem pagam por outras taxas extras.

Isso garante que pessoas com renda mais baixa possam acessar serviços particulares de saúde sem gastar uma fortuna com a mensalidade de um plano nem pagando por consultas de valor muito elevado.

Veja abaixo algumas franquias de saúde disponíveis hoje no mercado:

• Doctor Med;
• Dr. Exame;
• Mednet;
• Sorridents;
• Odontoclinic;
• Amor e Saúde.

Como abrir franquias de clínicas médicas?

Para abrir franquias de clínicas médicas você precisa comprar de uma unidade franqueadora uma unidade do modelo de negócio já pronto. Para isso, é necessário cumprir as condições impostas pela empresa, como o pagamento de royalties, o cumprimento de um padrão de atendimento, além de identidade visual e tempo determinado de contrato.

A parte boa é que, ao abrir uma franquia, todo o modelo já estará pronto, poupando tempo e facilitando a vida de quem ainda não tem uma certa expertise em gestão, mas quer se aventurar em um negócio próprio.

Porém, tenha em mente que, dependendo da franquia escolhida, o investimento poderá ser mais alto do que montar sua clínica do zero. Portanto, veja qual será a melhor escolha de acordo com sua realidade.

Como abrir uma clínica médica de sucesso?

Para abrir uma clínica médica de sucesso, existem dez passos essenciais que você deve seguir. Confira quais são eles abaixo:

1. Defina seu modelo de negócio: uma clínica é uma empresa como qualquer outra, então esse passo é indispensável;
2. Analise o mercado: foque em desenvolver um negócio diferenciado e com personalidade  para ter destaque no mercado;
3. Estude a concorrência: não dá para entrar no mercado de olhos fechados, não é mesmo? Confira o que seus concorrentes estão fazendo e entenda seus pontos positivos e negativos e o nível de satisfação dos clientes;
4. Analise seu público-alvo: entenda quem são essas pessoas para oferecer a melhor experiência possível a elas;
5. Procure um contador e um advogado: esses profissionais serão indispensáveis para que sua clínica tenha todos os alvarás em dia e a parte financeira bem planejada;
6. Faça um bom planejamento financeiro: sem essa organização, o risco de sua empresa fechar no primeiro ano é altíssimo;
7. Escolha um bom local: estude os acessos e a segurança do local onde pretende se instalar;
8. Conte com a ajuda de um arquiteto: ele será essencial para otimizar os espaços de sua clínica;
9. Credencie os principais planos de saúde: isso atrairá mais pacientes. Mas fique atento à capacidade de sua clínica para não sobrecarregá-la;
10. Contrate bons profissionais: uma boa estrutura não é nada sem bons profissionais executando os processos. Portanto, invista em pessoal!

Como atrair pacientes para clínicas e consultórios

Atrair pacientes para sua clínica ou consultório não é uma tarefa muito fácil. Portanto, para isso, é preciso considerar todos os pontos que podem fazer com que o paciente volte a usar seus serviços.

Para isso, use um atendimento humanizado, que permita que ele interaja e tire todas as suas dúvidas e também fazer queixas, o que ajudará a dar o melhor diagnóstico e oferecer o melhor tratamento.

Para fidelizar seus pacientes e fazer com que eles indiquem sua clínica para outras pessoas, o ponto focal deve ser sempre a qualidade do atendimento, que envolve não apenas o diagnóstico e tratamento corretos, mas o cuidado no trato, um ambiente agradável, limpo e confortável, além de bem equipado.

Veja aqui as melhores estratégias de como atrair e fidelizar pacientes.

Como mapear a jornada do paciente?

Jornada do paciente é o termo usado para nomear todas as interações que ocorrem entre o paciente e a organização de saúde durante o processo de atendimento, desde a marcação, até a posterior fidelização.

Para mapeá-la, é preciso seguir alguns passos. Primeiramente observe a conscientização sobre a saúde, que é quando o paciente percebe a necessidade de procurar um atendimento médico para determinado problema. A jornada começa nesse ponto.

Em seguida, haverá o contato inicial com o sistema de saúde, que é quando ele busca uma clínica ou consultório e realiza a marcação da consulta. Então, ele passará pela avaliação do estado de saúde, momento no qual ele deixará um registro de atendimento e é quando a qualidade desse atendimento passa a ser o ponto principal da jornada.

Após a consulta, é possível que o médico peça exames complementares para indicar o melhor tratamento. Aqui a comunicação é imprescindível para que o tratamento seja bem-sucedido.

Com todos os exames realizados, será dado o diagnóstico e o tratamento começará, completando o atendimento daquele indivíduo, que então passará por mudança de hábitos para manter uma vida mais saudável e evitar futuros novos problemas de saúde.

Por fim, chegamos à fidelização com a clínica ou consultório. Caso o atendimento tenha sido feito com qualidade e alinhada à estratégia do reconhecimento da jornada do paciente, a fidelização será consequência dessas boas práticas.

Como lidar com paciente estressado?

É comum que pacientes se sintam estressados em meio a um atendimento ou tratamento de saúde. Afinal, ele está em uma situação vulnerável e de tensão, que pode deixá-lo mais sensível, principalmente se o atendimento não for feito conforme desejado.

Para lidar com o paciente estressado, o importante é manter a calma e buscar entender qual é o problema naquele momento. Ouvir o paciente e colocar-se à disposição para ajudá-lo é uma forma de demonstrar que se importa com o que está acontecendo.

Também é importante manter o bom humor e não deixar que a situação fique ainda mais tensa, demonstrando confiança ao paciente e também ao seu acompanhante. Não se esqueça de trabalhar a empatia nesses momentos.

O que significa o termo empowered patients?

O termo empowered patients, em tradução livre, significa pacientes empoderados. Esse termo tem origem no início dos anos 2000, quando os pacientes passaram a procurar ativamente informações sobre doenças e sintomas na internet.

Dessa forma, a literatura médica passou a ser democratizada e os pacientes passaram a questionar mais os médicos durante os atendimentos, o que mudou completamente a dinâmica entre eles, causando alguns atritos, já que a opinião do doente tem menos peso na decisão de um tratamento do que a do médico, é claro.

Porém, já existem projetos baseados no conceito de empowered patients, que buscam oferecer curadoria profissional em saúde para grupos de pacientes, além de favorecer a troca de informações e o desenvolvimento de redes de apoio para aqueles indivíduos que sofrem das mesmas condições.

Como encontrar médicos para trabalhar?

Se você é gestor de uma clínica ou consultório e precisa encontrar médicos para trabalhar, siga algumas dicas para facilitar o processo:

• Defina todos os critérios essenciais da sua vaga;
• Estruture bem o seu processo seletivo;
• Entre em contato com seu network para buscar profissionais recomendados;
• Faça parcerias com universidades;
• Divulgue a vaga nas redes sociais da sua clínica ou consultório, inclusive o Linkedin;
• Busque apoio de médicos influenciadores;
• Bônus: conte com uma plataforma que otimiza sua busca, como a Sinaxys!

Como saber o CNES do profissional?

CNES é a sigla para Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde. Esse cadastro é responsável por organizar as informações sobre profissionais e unidades de saúde, além dos dados a respeito da infraestrutura da organização, como quantidade de leitos, tipo de atendimento, dentre outros.

Para saber o CNES do profissional, siga os passos a seguir:

1. Acesse o portal do Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde e, em seguida, clique em Consultas.
2. No menu, selecione Profissionais e depois Vínculos.
3. Por fim, preencha com o nome, CPF ou CNPJ.

Também é possível consultar pelo aplicativo CNES profissional, que você pode baixar por meio do link: http://cnes.datasus.gov.br/pages/downloads/aplicativos.jsp.

Conheça a Sinaxys e encontre profissionais qualificados para a sua organização de saúde

Como já demos a dica anteriormente, a Sinaxys é uma plataforma focada em conectar sua clínica, consultório, ou qualquer outra organização de saúde aos melhores profissionais do mercado. Com ela, o processo de recrutamento se torna muito mais fácil e rápido, além de ter um custo muito abaixo do praticado pelas empresas especializadas em RH.

Nosso banco conta com mais de oito mil profissionais entre médicos, enfermeiros e dentistas, qualificados e preparados para oferecer o melhor atendimento aos seus pacientes.

Acesse nosso site, cadastre-se e descubra como é fácil recrutar com a Sinaxys!

Conclusão

Neste artigo, você recebeu algumas dicas importantes de como fazer uma boa gestão de clínicas e consultórios e viu que o ponto mais importante é sempre saber muito bem quais são os seus objetivos com o seu empreendimento, para que, assim, consiga colocar em prática seu negócio dos sonhos.

Por isso, é importante que você leve em consideração tudo o que falamos até aqui, corrija os possíveis erros no processo de gestão do seu negócio e trabalhe para atingir as suas metas a curto e longo prazo.

Sucesso na gestão de clínicas e consultórios. Para mais dicas importantes sobre o dia a dia das organizações de saúde, não deixe de nos acompanhar.